Gör företaget till en säker arbetsplats genom att börja använda ett digitalt avvikelsesystem
Att ignorera avvikelser är lika med att strida mot regelverket. Med ett digitalt avvikelsesystem får du förbättrade rutiner och kan dra lärdom av tidigare oönskade händelser.
Se det framför dig; Det är hektiskt och arbetsdagen närmar sig sitt slut. Samtidigt som du svänger runt med grävmaskinen träffar du en av de anställdas bilar som du är säker på inte stod där tidigare. En liten avvikelse som kommer att kosta företaget mycket pengar och inte minst mycket tid.
Utan ett digitalt avvikelsesystem saknas översikten att kunna implementera rutiner så att händelsen inte återupprepar sig. Företaget i exemplet ovan saknar ett digitalt avvikelsesystem, och använder sig istället av ett manuellt system bestående av penna, papper och pärmar i olika färger.
Med det manuella systemet hanteras avvikelsen på följande vis:
- Den anställde väntar tills att arbetsdagen är över med att registrera avvikelsen
- Den anställde noterar, något otydligt, en avvikelse på ett avvikelseformulär på papper
- Avvikelseformuläret blir liggande i grävmaskinen ett par veckor innan det lämnas in. Under tiden har nog en bil till blivit träffad av en annan chaufför
- Avvikelseformuläret lämnas in till den KMA-ansvariga och läggs i en röd pärm
- Den KMA-ansvariga går senare i genom avvikelserna som lämnats in och vidtar åtgärder genom att förbjuda bilar inne på arbetsområdet
Bra jobbat! Tre-fyra veckor för sent, men jobbet har trots allt blivit gjort…
Hur kan en avvikelseprocess förbättras?
För att bli bäst på att registrera avvikelser och driva förebyggande arbete behövs ett digitalt system som är enkelt att använda, och som är anpassat branschen.
SmartDok har varit på marknaden sedan 2007 och har sedan dag 1 haft en formulär/bild-modul. Sedan dess har systemet utvecklats betydligt, och tillsammans med byggbranschen har vi utvecklat systemet till ett hjälpmedel som har blivit en naturlig del i vardagen för många inom bygg- och anläggningsbranschen.
Förtydliga var avvikelsen är genom detaljerade bilder
Du kan rapportera avvikelser med GPS-spårade bilder via appen, om du vill vara extra tydlig var en avvikelse är kan du även rita på bilden. Genom att ringa in ett område där avvikelsen sitter, blir det enkelt för den KMA-ansvariga att direkt förstå situationen.
Avvikelserapportering med bilder och GPS-spårning
I dag använder fortfarande en del inom bygg- och anläggningsbranschen, precis som exempelföretaget ovan, ett manuellt, pappersbaserat avvikelsesystem. Med SmartDoks digitala system kan företag rapportera oönskade händelser på ett mycket mer översiktligt och enklare sätt.
SmartDok är det optimala rapporteringsverktyget för oönskade händelser. Med KMA-modulen kan du enkelt rapportera och dokumentera kvalitetsavvikelser och annan avvikelserapporteting.
Dina rapporter kan du skicka in med och utan GPS-spårade bilder via appen. Rapporten används till analys av situationen för att identifiera om det finns behov för nya eller förändrade procedurer, och förbättringsåtgärder kan vidtas. Enklare kan det inte bli!
Chauffören i grävmaskinen från exemplet kunde utförligt ha registrerat avvikelsen med en gång via mobiltelefonen, bifogat en bild, föreslagit en åtgärd och därefter skickat in avvikelsen till företagets KMA-ansvarig för fortlöpande hantering.
Ett bra avvikelsesystem rapporterar och dokumenterar avvikelser, behandlar avvikelserna, definierar åtgärder och värderar effekten av åtgärderna.
