Spårbart, digitalt och alltid redo på begäran

Dokumentation har blivit en konkurrensfråga i bygg och anläggning. Den som kan visa upp sina egenkontroller, kompetensintyg och miljödata på begäran vinner förtroende hos beställaren. Den som inte kan det riskerar att inte ens få lämna anbud.

Kraven kommer från tre håll: lagen, kontraktet och beställaren. Här går vi igenom vad som ofta gäller och hur du klarar det utan att drunkna i papper.

Vissa krav följer med oavsett vem som beställer jobbet.

Elektronisk personalliggare. På de flesta byggarbetsplatser ska varje entreprenör föra en elektronisk personalliggare över vilka som är på plats. Den ska kunna visas upp för Skatteverket vid kontroll, och uppgifterna ska både föras och sparas digitalt. En pappersliggare räcker inte.

Arbetsmiljödokumentation. Arbetsmiljölagen kräver systematiskt arbetsmiljöarbete. För bygg- och anläggningsarbeten tillkommer ofta krav på arbetsmiljöplan, riskbedömningar och dokumenterade skyddsronder.

De flesta entreprenadkontrakt i Sverige bygger på AB 04 eller ABT 06. Med dem följer dokumentationskrav som många underskattar.

Kvalitetsplan och egenkontroller. Beställaren förväntar sig en kvalitetsplan som beskriver hur arbetet kontrolleras. Egenkontrollerna är beviset på att jobbet utförts enligt krav: vad som kontrollerats, när och av vem. Vid tvister, garantiärenden och slutbesiktning är det egenkontrollerna som gäller.

Dagbok. Entreprenören ska föra dagbok över arbetets gång. Väder, bemanning, hinder, leveranser. Den dag något ifrågasätts är dagboken ditt viktigaste underlag.

ÄTA-arbeten. Ändrings- och tilläggsarbeten ska dokumenteras skriftligt för att du ska ha rätt till ersättning. Muntliga överenskommelser ute på arbetsplatsen har en tendens att glömmas bort när fakturan kommer.

Utöver lag och avtal ställer stora beställare egna krav. Trafikverket, en av Sveriges största beställare inom anläggning, är ett tydligt exempel på var branschen är på väg. Och erfarenheten visar att det som är Trafikverkskrav idag ofta blir andra aktörers krav imorgon.

Miljöplan. Beställare kräver allt oftare en plats- eller projektanpassad miljöplan som visar hur miljökraven uppfylls i just det projektet. Avvikelser ska dokumenteras löpande.

Klimatrapportering. Här rör det sig snabbt. I Trafikverkets kontrakt krävs redan idag verifikat som klimatdeklarationer, fordonsförteckningar och redovisning av drivmedelsmängder och drivmedelstyp, i vissa fall som digital rapportering. Allt fler kommuner och privata byggherrar följer efter. Kan du inte visa maskinparkens utsläpp blir det svårt att räkna hem framtida anbud.

Dokumenterad kompetens. Certifieringar och utbildningsbevis ska kunna visas upp på begäran, för varje individ på arbetsplatsen. Ett utgånget intyg mitt i ett kontrakt kan stoppa arbetet.

Lägg ihop kraven och ett mönster framträder. Det räcker inte att jobbet är rätt utfört. Du ska kunna bevisa det, gärna snabbt, för vem som helst som har rätt att fråga. Det kan vara beställaren, Skatteverket, Arbetsmiljöverket eller besiktningsmannen.

Pärmar och lösa Excelfiler klarar inte det. När beställaren begär ett verifikat med några dagars varsel måste underlaget redan finnas samlat, sökbart och komplett. Annars sitter någon på kontoret och jagar foton i sms-trådar medan tidsfristen tickar.

Det är här ett system byggt för bygg och anläggning gör skillnad. Med SmartDok samlar du dokumentationen där jobbet görs, i mobilen ute på arbetsplatsen.

• Egenkontroller och skyddsronder fylls i digitalt i KMA-modulen, med foton och signatur, kopplade till rätt projekt. Klart för granskning samma sekund de sparas.
• Personalliggaren förs direkt i appen och uppfyller Skatteverkets krav på elektronisk hantering.
• Klimatrapporteringen hämtar data från maskinuppföljningen, så att drivmedel och utsläpp per maskin och projekt finns redo när beställaren ber om en rapport.
• Kompetensmodulen håller koll på certifieringar och varnar innan de löper ut, så att ingen står på arbetsplatsen med ett ogiltigt intyg.
• ÄTA och dagbok dokumenteras löpande i fält istället för i efterhand på kontoret.

Resultatet? När frågan kommer finns svaret redan. Inga pärmar, ingen panik, inga förlorade intäkter från odokumenterade ÄTA-arbeten.

Beställarna skärper kraven för varje år. De entreprenörer som ser dokumentationen som en konkurrensfördel istället för ett nödvändigt ont kommer att vinna fler upphandlingar, få betalt för fler ÄTA-arbeten och sova bättre inför varje revision.

Redo att komma igång? Boka en demo så visar vi hur SmartDok fungerar i praktiken.