Detta ska du tänka på vid val av projekthanteringssystem för ditt företag
De flesta byggföretag känner igen problemet: tidrapporterna stämmer inte, pappren försvinner och platschefen vet inte riktigt vad som dokumenterats på vilken arbetsplats. Ett projekthanteringssystem samlar tidrapportering, personalliggare, KMA och dokumentation på ett ställe och funkar lika bra på ute på projektet som på kontoret.
Vad innebär ett projekthanteringssystem för dina byggprojekt?
Det enkla svaret är att ett projekthanteringssystem håller koll på allt som händer ute på projekten, så att du slipper jaga information i efterhand.
Tid, personal, avvikelser, bilder och maskinrapportering – allt kopplat till rätt projekt och tillgängligt för den som behöver det.
Det som skiljer ett bygg- och anläggningsanpassat system från ett generellt affärssystem är att det är byggt för verkligheten på en byggarbetsplats. Systemet håller koll på alla lagkrav på personalliggare och de standard KMA-krav som ofta finns från beställare.
Vilka funktioner behöver ett företag inom bygg och anlägg?
Behovet varierar stort. Vissa klarar sig med enkel tidrapportering för personal och maskin, medan andra driver projekt där beställaren kräver löpande dokumentation av kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Båda behöver ett system som passar dem.
Nedan går vi igenom några av de vanligaste funktionerna i SmartDok.
KMA – kvalitet, miljö och arbetsmiljö
Kraven från både beställare och lagstiftare är tydliga, och om en avvikelse eller ÄTA inte dokumenteras ordentligt kan det bli en dyr historia.
I SmartDok skapar du bland annat KMA-planer, registrerar avvikelser och följer upp att åtgärder faktiskt vidtas, samtidigt som allt kopplat till rätt projekt. Med detta kan ni snabbt påvisa ett systematiskt arbetssätt, vilket skapar trygghet både vid interna revisioner och i kontakten med beställaren.
Fotodokumentation och byggdagbok
Fotodokumentation hör ihop med KMA-arbetet i SmartDok. Du tar bilden direkt i appen ute på projektet och den blir automatiskt kopplad till projektet, egenkontrollen, byggdagboken eller avvikelsen som den tillhör.
Byggdagboken är en populär funktion bland både mindre och större företag. Detta då det ger en daglig logg över vad som hänt på projektet, vilket är guld värt om det uppstår en tvist om vad som gjorts och när.
NPD Entreprenad säkrar dagboken med bilder på det pågående arbetet.
Maskinhantering
I SmartDok kan du göra felanmälningar, följa upp service och logga klimatdata direkt kopplat till maskinen och projektet. Det ger ett strukturerat sätt att hålla koll på maskinparken och ett tydligt underlag när något behöver åtgärdas eller dokumenteras.
AutoReg för snöröjning & vägunderhåll
För företag som sköter snöröjning eller sommarunderhåll av vägar och mark finns AutoReg. Systemet planerar rutter, följer förarna live via GPS och loggar allt arbete automatiskt. När körningen är klar finns fakturaunderlaget redan klart och ingen manuell sammanställning behövs.
Automatisk loggning av körning med AutoReg. Se hinder, bocka av checklistor och registrera avvikelser längs vägen.
Hur väljer du rätt projekthanteringssystem för ditt företag?
Några frågor värda att ställa innan du bestämmer dig:
- Klarar det Skatteverkets krav på personalliggare eller andra typer av krav från beställare?
- Kan det kopplas ihop med ert löne- och faktureringssystem?
- Hur snabbt kan en nyanställd lära sig att använda systemet?
Det sista är viktigare än det låter – ett system fullt av funktioner som folk inte använder löser ingenting. Det bästa systemet är det som faktiskt används, av alla, varje dag.
Så fungerar SmartDok som projekthanteringssystem
SmartDok är byggt för bygg- och anläggningsbranschen, och ingenting annat. Det är något vi hör ofta när vi är ute och träffar kunder, att det märks att systemet är gjort för branschen och att det faktiskt är enkelt att använda.
I en och samma app hanterar ni tidrapportering, personalliggare, KMA, fotodokumentation, byggdagbok och maskinrapportering – allt kopplat till era projekt.
SmartDok kan sedan integreras med ditt ekonomisystem såsom Fortnox, Visma eller liknande så att tidrapporter och projektdata flödar vidare till lön och fakturering utan att någon behöver flytta siffror för hand.
SmartDok används av allt från enskilda hantverkare och maskinentreprenörer till större entreprenadbolag med ett hundratal anställda och flera projekt igång samtidigt.
