Vi på SmartDok brinner för det här med att förenkla.

Därför har vi nu satt ihop en enkel guide för er som är redo att äntligen skippa pappersarbetet, blicka framåt och ta nästa steg in i digitaliseringens värld. Vi kan intyga att företag inom bygg-och anläggningsbranschen påbörjar en fantastisk resa då de bestämmer sig för att hoppa på digitaliseringståget.

 Jo, företag anammar och implementerar helt enkelt digitala verktyg för att effektivisera och förbättra sina processer inom administration. Det innebär bland annat att det som tidigare skrevs ner på papper kan rapporteras direkt i en app i mobilen, plattan eller datorn.

Våra digitala administrationslösningar är framtaget i samarbete med er inom branschen och vi har gjort det otroligt lätt att både komma i gång och att använda appen, som är ett ”allt-i-ett” system.

Ja, det är det. Vi guidar dig genom exakt det du behöver veta för att lyckas. Det viktigaste av allt är att det finns en nyfikenhet och öppenhet för förändring, då kommer transformationen gå mycket smidigare och även kännas kul.

Fördelar med digitalisering av administrationen är oändliga men vi vill gärna lista de viktigaste fördelarna här:

• Tydligare kommunikation och sammanhållning mellan alla parter
• Tidsbesparing
• Effektivisering av arbetet
• Minskade kostnader
• Minskade risker
• Bättre kvalitet i dokumentation

Här kan du läsa vidare om 5 fördelar med digital tidrapportering i bygg- och anläggningsbranschen.

Börja med att kartlägga de utmaningar som finns i er nuvarande administration – här gäller det att snacka ihop sig med era anställda för att kartlägga utmaningarna från flera perspektiv.

Vanliga utmaningar kan vara en eller flera av följande:

• Tidskrävande för anställda att dokumentera
• Svårlästa handskrivna lappar
• Osmidigt delande av dokumentation inom projekten
• Dålig kommunikation och planering
• Bristfällig uppföljning av rapporterade fel
• Analys av data
• Förlorad inkomst på grund av bristfällig dokumentation
• Krångligt med fakturering

När utmaningarna är kartlagda gäller det att klargöra målen för vad som ska prioriteras. Det kan vara värt att fundera på en enkel strategi över hur ni ska implementera förändringen samt om detta ska ske i flera steg.

Tydlig och transparent kommunikation inom företaget är nyckeln till att er digitalisering ska gå så smidigt som möjligt. Att vara tydlig med vilka mål ni vill uppnå med de digitala verktygen måste framgå glasklart för de anställda. SmartDok har olika moduler som ni kan välja mellan utifrån de utmaningar och mål som ni sätter.

Beskriv sedan för alla i företaget hur det blir lättare i arbetsvardagen då ni med hjälp av digitalisering kan förenkla följande rutiner:

• Tidrapportering för både anställda och maskinanvändning – som ger komplett underlag för både fakturering och lön
• Maskiner & service – ett enkelt system för att få en bra översikt och status på maskinparken
• Förenkla KMA dokumentering – bland annat checklistor, egenkontroller, fotodokumentation, ÄTOR, byggdagböcker m.m.
• Få kontroll på material och transporter – registrera förbrukning, produktion, transport
• Dokumenthantering – 24/7 tillgång till all dokumentation i appen med dokument och foton för företaget, projekten och maskinerna
• Kompetensöversikt – dokumentera och kommunicera vem som kan vad i företaget
• Resursplanering för både anställda, UE och maskiner – planera och fördela per projekt
• Arbetslista – enkel hantering av arbetsrutter för snöröjning, sandning och saltning
• Personalliggare – logga både anställda samt underentreprenörer på projekten
• Verktygsöversikt – vilka verktyg finns på lagret, ute på projekt eller på reparation
• Order –kommunicera uppdrag – vilka är tillgängliga, under arbete och slutförda

I implementering av digitalisering av administration gäller det att verkligen sätta fokus på att stödja varje avdelning i förändringsarbetet.

Ta kontakt med oss redan i ett tidigt skede då ni vill börja bolla idéer och har frågor och funderingar över hur ni ska gå tillväga, då kan vi stödja er i den digitala transformation redan från början.

Vi har lång erfarenhet av att hjälpa till och stödja er som är redo för digitalisering men också er som tror ni inte är redo men är nyfikna på att utveckla er verksamhet. Inga frågor är för små eller för stora för oss. Ju tidigare ni tar kontakt med oss desto bättre kan vi skräddarsy den bästa lösningen för just ert företag. Vi hjälper självklart till och stödjer er med att komma igång med SmartDok och dess funktioner.

Vi stödjer er också kontinuerligt och hjälper er att optimera användandet av systemet.

Framgångsrik digitalisering uppnås genom engagemang, investeringar och ledarskap.

Står ni dessutom inför ett generationsbyte eller planerar en del nyanställningar? Då kan det vara ett perfekt tillfället att se över er administration och digitaliseringen av den.

Vi kan med all den feedback vi fått från de som implementerat SmartDoks lösningar lugnt konstatera att digitalisering av administrationen ger mervärde till hela verksamheten. Med en därtill allt yngre generation på infart in i branschen, de så kallade ’digital natives’, så är det snart oundvikligt att inte ge sig in i denna förändring. Våga därför föra upp diskussionen om digitala verktyg på kaffebordet.

Vi kan garantera att det gnisslar i attityder till förändring, men för att vara lite klyschiga så måste man våga för att vinna!