Så hänger fält, projektledning och ekonomi ihop med SmartDok
En timme som jobbas i fält ska bli lön, underlag och faktura. På vägen passerar den dessutom flera händer. Därför gäller att ju fler gånger den skrivs av, desto större är risken att något försvinner på vägen.
Vi följer därför en vanlig arbetsdag, från det att maskinen stängs av till att pengarna kommer in.
Klockan är 16.30 och dagen är slut ute på projektet
Maskinföraren har kört grävmaskin i åtta timmar. Dessutom gick det åt en del material, och det blev ett extrajobb som beställaren bad om på plats.
Förr hamnade det på en lapp i bilen. Eller i huvudet, i bästa fall fram till fredag.
Med SmartDok tar det däremot ett par minuter i mobilen: timmar, maskintid, material och tilläggsarbetet som skickas direkt till projektledaren. Med andra ord är det klart innan han ens har startat bilen.
Tilläggsarbetet fotat och transporterna registrerade, direkt i appen.
Nästa morgon så attesterar projektledaren
Projektledaren behöver inte jaga någon, eftersom gårdagens timmar redan ligger där, kopplade till rätt projekt och underprojekt.
Hon ser först hur projektet ligger till mot budget och attesterar sedan underlaget digitalt. Tilläggsarbetet har dessutom redan skickats till beställaren och är markerat som godkänt. När fakturan sedan blir högre än i offerten finns alltså svaret svart på vitt att det redan blivit godkänt.
Budget, kostnader och fakturering, samlat i en vy.
Vid månadsskiftet är det dags för lön och fakturering
På ekonomi brukar månadsskiftet betyda att pussla ihop lappar och tolka handstil. Nu kommer underlaget däremot färdigattesterat. Dessutom räknas regler för lön och traktamente automatiskt, och uppgifterna förs över till lönesystemet via integration.
Samma uppgifter ligger även till grund för fakturan. På så sätt behöver ingen knappa in något en gång till, och fakturan kan skickas så fort jobbet är klart.
VD:n har överblicken
VD:n behöver inte vänta på månadsrapporten för att veta hur det går. Alla projekt syns nämligen på ett ställe.
Snabbare fakturering betyder dessutom att pengarna kommer in tidigare, något likviditeten märker.
Registrera en gång, använd överallt
Det som gör skillnaden är alltså inte någon enskild funktion. Det är snarare att uppgiften bara registreras en gång. Varje gång något skrivs av, skickas vidare eller tolkas öppnas till exempel en ny möjlighet för fel, och för samtal av typen “vad menade du med det här egentligen?”.
När fält och kontor arbetar i samma system blir det därför färre missförstånd och mindre dubbelarbete. Slutligen behöver ingen leta efter lappar i någon annans bil.