Det kanske låter som en liten uppdatering, men den nya sökfunktionen kan sätta stopp för timmar av frustrerande letande efter rätt information bland inskickade formulär.
I bygg- och anläggningsbranschen är dokumentation ofta skillnaden mellan vinst och förlust. Men med tusentals inskickade dagböcker och checklistor har jakten på just det där specifika formuläret många gånger varit en riktig tålamodsprövning.
Nu lanserar SmartDok funktionen ”Sökreferens”. Vid första anblick kan det se ut som en enkel uppdatering med en ny kolumn, men bakom kulisserna finns nyckeln till att låsa upp information som tidigare varit gömd i dokumenten.
Från frustration till snabb översikt
Hittills har översikten över inskickade formulär varit begränsad till grundläggande uppgifter som datum eller projektnamn. Något som kan vara problematiskt om ett formulär vid ett senare uppdaterats och fått ett nytt datum. Med den nya uppdateringen kan företagen själva definiera vilken information/fält som är viktigast i varje enskilt formulär.
– Dokumentation har inget värde om du inte hittar den när du behöver den, säger Peter Rødberg, Product Manager på SmartDok.
Han förklarar att den nya funktionen gör det möjligt att välja ett unikt fält i formulärmallen, till utförandedatum eller namnet på en medarbetare, och lyfta fram det direkt i huvudöversikten.
Slut på ”försvunnen” information
Den största vinsten ligger i sökbarheten. Tidigare behövde man ofta öppna varje enskilt dokument för att se detaljerna. Nu blir den mest kritiska informationen sökbar direkt från toppmenyn.
För en projektledare i ett större vägprojekt innebär det att man kan skriva in ”Etapp 3” eller ett specifikt område i sökfältet och omedelbart få fram all relevant dokumentation.
Förhoppningen är att denna funktion ska lösa tre särskilt kritiska utmaningar:
- Bättre datumfiltrering: Hitta rätt dagbok utifrån när arbetet faktiskt utfördes, inte när formuläret sparades.
- Geografisk kontroll: Sök direkt på pål- eller zonnummer i stora infrastrukturprojekt.
- Personalöversikt: Hitta snabbt vad en specifik medarbetare skickat in för formulär.
Fungerar framåt i tiden
Funktionen rullas ut just nu och aktiveras enkelt i SmartDoks formulärbyggare, vid ”visa eller dölj kolumner”. Det är dock viktigt att notera att funktionen inte är retroaktiv och endast gäller för formulär som skickas in efter att mallen har uppdaterats med sökreferens.
Det är möjligt att ha en sökreferens-punkt för varje formulär.
För administratörer är uppmaningen tydlig: ta de få minuter det tar att uppdatera mallarna nu, så sparar du många timmars letande senare under året.