Vem önskar inte att ha full kontroll på projekten? I dagens arbete är det avgörande för företag att ha kontroll över sina projekt, särskilt när det gäller dokumentation och ekonomi. Att kunna göra snabba och välgrundade beslut baserade på information i realtid är nyckeln till framgångsrika projekt. Men då krävs det såklart att dokumentationen finns där – lättillgänglig.

Här kommer SmartDok’s guldkorn som gör ditt arbete ännu lite enklare både för dig som arbetar ute på fält och för dig som sitter med administrationen:

Vi börjar med den klassiska tidrapporteringen. Ja, eftersom det inte finns ett bättre sätt få översikt över en projektbudget, utbetalning till anställda, eller företagets lönsamhet. Det är ju faktiskt själva arbetet och timmarna som läggs ner som är den största kostnaden för företag. Genom att ha ett bra tidrapporteringssystem ger det dig bättre kontroll på projektet i sin helhet.

Via appen blir inrapporteringen enkel och gjord direkt, via en dator kan du även kalkylera timåtgång för ett projekt mot faktiska nedlagda timmar. Något som ger dig en extra tydlighet i hur timmarna fördelas.

Något som inte bara vi älskar utan även användarna, är checklistorna och de färdiga mallarna som finns att använda i KMA-modulen. Med det anpassningsbara systemet går formulär och checklistor att skräddarsy efter verksamhetens behov. Det gör det tydligt och enkelt för resterande medarbetare att veta vad och när de ska utföra kontroller så att inte viktiga uppgifter eller kontroller förbises i de specifika projekten.

I många projekt används olika maskiner och då är det viktigt med regelbundna kontroller och underhåll. Med maskiner och service-modulen får du en omfattande överblick på maskiner och utrustning i dina projekt. Det kan vara allt från när det är dags för service, utförda reparationer, hur mycket bränsle varje maskin är tankad med och antalet registrerade maskintimmar per projekt. Med denna överblick får du god insikt i när underhåll behövs samt att det minimerar risken för oväntade kostnader.

Planeringen inför ett projekt är minst lika viktig som själva projektet. Frågor som, vad projektet innebär och vilka kompetenser kan behövas för att genomföra projektet på bästa sätt, kan vara vanliga frågor i starten. För att se vilka egenskaper som behövs för att lyckas kan kompetensöversikten hjälpa dig genom att presentera de anställdas kompetenser. Det finns även en alarmfunktion som meddelar om ett certifikat eller liknande behöver förnyas. Genom att ha bra koll och dokumentation på kompetenser, är det också enkelt att dela om eventuell uppdragsgivare efterfrågar att se utbildningar, kurser och certifikat för de anställda.

I appen eller via datorn kan du även ladda upp, dela och få åtkomst till viktiga dokument och foton som är kopplade till projektet. Det kan vara allt från planlösningar och procedurer till foton och andra relevanta dokument. Genom att ha dessa dokument lättillgängliga kan projektteamet enkelt samarbeta och hålla sig informerade, vilket bidrar till smidigare och effektivare projektgenomförande.

Få en översikt på projektets ekonomi

Det genomgående temat är att det ska vara enkelt att rapportera in och på så sätt snabbt kunna få all information samlad på ett och samma ställe. Många snabbfunktioner finns att lägga till på projektens dashboard, till exempel kan du kan enkelt skapa en “att göra lista” för det specifika projektet.

Ytterligare komplement för att få en indikator på att projektet fullföljer den ekonomiska planen är de två widgets kopplade till projektets ekonomi. Översikten ger en bra utgångspunkt för vidare analys, som att identifiera varför vissa delar av budgeten inte har fakturerats och vidta åtgärder för att komma till rätta med dessa områden. Läs mer om hur du kan få en översikt på projektekonomin här!