Tidrapportering – Från registrering till lön och fakturering

Tidrapportering är avgörande för att få en fungerande vardag i bygg- och anläggningsbranschen. Det handlar inte bara om att hålla koll på när personalen jobbar, utan också om att säkerställa rätt löner, korrekt fakturering till kund och att få en tydlig bild av hur projekten går ekonomiskt.

Med SmartDoks modul för tidrapportering blir det enklare att jobba digitalt, undvika fel och få bättre översikt. Systemet ersätter manuella listor och ger uppdaterad information direkt.

I den här artikeln går vi igenom hur tidrapporteringen fungerar i praktiken, från hur timmar registreras till hur de godkänns och används som underlag för lön och fakturering.

SmartDok erbjuder flera sätt att rapportera tid, anpassade till olika roller och arbetssituationer. Målet är att det ska vara snabbt och enkelt för varje anställd, oavsett om man arbetar ute i fält eller från kontoret.

SmartDok-appen

Det vanligaste sättet att rapportera tid för anställda på projekt.

• Registering via appen: Ger mer detaljerad kontroll och möjlighet att registrera tid i efterhand.
• Så fungerar det: Den anställde börjar med att välja datum och fyller sedan i start- och sluttid, eller anger det totala antalet timmar. Tiden kopplas till ett specifikt projekt och ofta också till ett underprojekt. Det går även att lägga till kommentarer, till exempel vid särskilda omständigheter eller som en del av dagboksföring. I nästa steg väljs en aktivitet som hör till projektet, till exempel grävning för dagboksföring).
• När används det: Registrering via appen används ofta dagligen för att föra sina timmar.

SmartDok webb

Webbgränssnittet används ofta för administration och rättningar.

• Registrering via webben: Ett mer omfattande gränssnitt.
• Så fungerar det: Anställda (eller administratörer/projektledare med behörighet) kan lägga till, redigera eller ta bort rader, koppla till projekt/aktivitet och lämna kommentarer.
• När används det: Kontorspersonal som rapporterar tid, administratörer som rättar fel, eller för att få en samlad veckobild.

Använd appen eller webben för att rapportera timmar. Använd webben för att godkänna och följ upp inskickade timmar.

Timkonto för flextid eller komp

Timkontot i SmartDok gör det enkelt att hålla koll på flextid och komptid.

• Hur fungerar det: Systemet registrerar tid timme för timme och visar både anställda och administratörer hur mycket tid som har tjänats in eller tagits ut. Saldo och justeringar är alltid synliga i både appen och webben, vilket ger full översikt.
• När används det: Hur Timkonto används kan variera mellan företag, men det vanligaste är att övertidstimmar sparas i Timkonto och senare används som flex- eller komptid.

Koppling till projekt och aktivitet

En stor fördel med digital tidrapportering är att man omedelbart kan koppla arbetstiden till rätt kostnadsbärare – ofta ett specifikt projekt och ibland även en aktivitet eller fas inom projektet.

Varför är detta viktigt?

• Projektkostnader: Ger korrekt översikt över antal timmar (och lönekostnader) per projekt.
• Fakturering: Säkerställer att fakturerbara timmar registreras korrekt.
• Analys: Möjliggör lönsamhetsanalys per projekt, aktivitet eller anställd.

Så fungerar det: Vid registrering av tid väljer den anställde ett aktivt projekt och eventuellt en specifik aktivitet (exempelvis “Markarbete”, “Rördragning”, “Grävning”). Systemet säkerställer att tid allokeras korrekt.

Attesteringsflöde för tidrapportering

Innan rapporterad tid kan användas för lön eller faktura måste den oftast genom ett godkännandeflöde. En viktig kvalitetssäkring.

Syfte: Säkerställa att rapporterade timmar är korrekta, kopplade till rätt projekt/aktivitet, och att eventuella kommentarer eller avvikelser hanteras av ansvarig.

Typiskt flöde:

1. Anställd rapporterar – via app eller webb.
2. Anställd skickar in – tidrapport för t.ex. en vecka.
3. Chef godkänner – närmaste chef granskar och godkänner i SmartDok webbportal.
4. Godkänd/avvisad – tiden godkänns eller skickas tillbaka med kommentar.
5. Låst data – godkända timmar låses för löne- och fakturaunderlag.

Flexibilitet: Flera godkännandenivåer och anpassningar per projekt/anställd är möjliga.

Underlag för lön och fakturering

Godkända timmar är det som gör att löner, fakturor och projektuppföljning fungerar korrekt.

Lön:

• Godkända timmar (normaltid, övertid, etc.) används för löneberäkning.
• SmartDok kan konfigureras med tillägg (exempelvis milersättning eller beredskap).
• Data kan exporteras till de flesta lönesystem, vilket minskar manuellt arbete och fel.

Fakturering:

• Timmar kopplade till kundprojekt bildar underlag för fakturering.
• Detaljerade rapporter kan bifogas med fakturor för ökad transparens.

Projektekonomi:

• Tillsammans med andra kostnader (material, maskinhyra) ger tidrapporteringen en verklig bild av projektets ekonomi och lönsamhet.

SmartDoks tidrapporteringsapp/system är ett kraftfullt verktyg som ersätter manuella rutiner. Det bidrar till:

• Minskad administration för både medarbetare och ledare
• Ökad noggrannhet i rapporteringen
• Bättre kontroll på projektkostnader
• Enklare efterlevnad av lagkrav
• Förbättrad lönsamhet med färre fel