För att lyckas med lanseringen av en konkret och tydlig KMA-handbok inledde SmartDok ett samarbete med Certway, som är experter inom kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöarbete (KMA)

– Med hjälp av vår långa erfarenhet har vi tagit fram mallar för den dokumentation som krävs för att driva KMA-arbetet i ett bygg- och hantverksföretag. Målsättningen har varit att göra mallarna så enkla som möjligt, så att även någon som inte har arbetat med KMA innan, kan lyckas, säger Certways VD och grundare Gunilla Mattsson.

Certway grundades för 2008 och består idag av 13 konsulter som är utspridda från Lomma i söder till Norrtälje i norr. De har väglett över 300 företag till certifieringar enligt ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001, ISO 3834, EN 1090, och FR 2000. Sammantaget har de mer än 150 års erfarenhet av KMA-arbete.

– KMA-arbetet är idag en naturlig del inom byggbranschen, då det under lång tid har ställts krav på olika dokument som ska styra arbetet, till exempel KMA-planer, kvalitetsplaner, egenkontrollplan och egenkontrolldokument, miljöplaner och arbetsmiljöplaner, säger Gunilla Mattsson.

–  Jag tror att många byggare och hantverkare tycker att det är mycket dokumentation som måste tas fram i sina projekt och många vet kanske inte heller varför man måste ta fram dem.

– Kravet på arbetsmiljöplan för vissa typer av arbeten finns exempelvis i AFS:en om byggnads- och anläggningsarbete och syftar till att förebygga olyckor och dödsfall på arbetsplatsen. Kvalitets- eller egenkontrollplanen syftar till att säkerställa att arbetet utförs på ett fackmannamässigt sätt, det vill säga att alla krav på arbetsmomentet uppfylls, och miljöplanen ska säkerställa att miljökrav på bland annat materialval, avfalls- och kemikaliehantering uppfylls.

Det börjar bli allt vanligare att uppdragsgivare ställer krav på att det ska finnas en KMA-handbok, det vill säga en instruktionsbok för hur företaget säkrar kvaliteten på utfört arbete, minskar sin miljöpåverkan och arbetar för att medarbetarna ska trivas på arbetet och inte drabbas av skador eller ohälsa.

Problemet, menar Gunilla, är att hantverkare och byggföretag inte alltid vet vad en KMA-handbok ska innehålla och då kanske googlar för att hitta en bra mall. Tyvärr är det inte alltid som mallarna som hittas på webben uppfyller kraven på vad de ska innehåll. Det var därför SmartDok inledde samarbetet med Certway.

– SmartDok tog kontakt med oss för att de ville ha hjälp att ta fram enkla mallar för KMA-arbetet. Målsättningen var att de inte bara skulle uppfylla de vanligaste lagkraven, utan de skulle dessutom uppfylla kraven för en certifiering enligt ISO 9001 (kvalitet), ISO 14001 (miljö) och ISO 45001 (arbetsmiljö).

– För att bli certifierad måste KMA-handboken beskriva företagets egna rutiner och arbetssätt – alltså måste innehållet i mallarna anpassas. I SmartDoks mallar finns det enkel vägledning för hur man ska göra dessa anpassningar.

– Man kan se det som att man får minst 20 års erfarenhet av KMA-arbete på köpet med mallarna, säger Gunilla.

Gunilla poängterar att även om man som företag inte har tänkt att ISO-certifiera sig, fyller mallarna en funktion. Med hjälp av dem får man som företag bland annat koll på vilka lagar man omfattas av och hur man ska arbeta för att förebygga de sanktionsavgifter som man som företagare kan drabbas av vid lagöverträdelser.

De kan också vara till stor hjälp för att förebygga reklamationer eller viten. Dessutom blir det lättare att ta fram den dokumentation som byggherren eller uppdragsgivaren kräver av en.

Många företag har enligt Gunillas erfarenhet också ett stort eget driv i KMA-frågorna och det är sällan hon stöter på ett företag som inte är intresserade av att ha dessa saker på plats.

– Däremot skulle hela branschen kunna bli bättre på att följa upp arbetet och inte bara fylla i dokumenten för att man måste. Det är viktigt att verkligen förstå syftet med dokumentationen och att fokusera på det som är viktigt. Det är det som är så bra med mallarna som vi och SmartDok tog fram – de innehåller inte så mycket “lull-lull” utan är konkreta och fokus har legat på vad som är viktigt, avslutar Gunilla Mattsson.

Kontakta oss för att veta mer om vår KMA-lösning