Arbetsledare, ekonomiansvariga och snickare kan alla dra nytta av digitaliseringen i sitt vardagliga arbete.

En förbättrad översikt över anställda, maskiner, bränsleförbrukning och resurser effektiviserar verksamheten och ökar således lönsamheten.

Förbättrad översikt över verksamheten

Med ett digitalt system utförs dokumenteringen kontinuerligt under arbetsveckan. På så sätt kan företaget följa tidrapporteringen i realtid, och får således en förbättrad kontroll över de olika projekten och dess kostnader.

Ett digitalt dokumentationssystem förbättrar även översikten över företagets maskinpark. Detta inkluderar vital information så som registrerade felanmälningar, utförda reparationer samt påminnelser om när det är dags för service. Genom att installera litermätare på maskinerna och få förarna att registrera mängden bränsle vid tankning, fås även ökad kontroll över bränsleförbrukningen. Detta leder till en förbättrad kostnadsöversikt över varje enskild maskin, och således över maskinparken i stort.

Genom användning av ett digitalt system förenklas även schemaläggning och planering av resurser, inklusive anställda och maskiner. Tidigare har dokumentationssystem så som Microsoft Excel använts för detta ändamål, vilket varit tidskrävande och oöversiktligt. Företaget kan nu istället enkelt synkronisera olika projekt med tillgängliga resurser, vilket effektiviserar arbetet avsevärt.

Effektivare ekonomiavdelning

Ekonomiavdelningar på större företag upplever ofta lön- och personaluppföljning som en oorganiserad och ineffektiv process, där tidrapportering manuellt försvårar arbetet betänkligt. Genom ett digital systems översiktliga gränssnitt förenklas detta arbete, där fler fakturerbara poster fås genom en fullständig lista över resursanvändningen. I tillägg kan timmar överföras till många olika lönesystem.

Med ett digital dokumentationssystem kan ekonomiavdelningen även skicka ut sms-påminnelser till de anställda ute på byggarbetsplatsen, vilket snabbar på lönehanteringen. Dessutom finns möjligheten att ändra inrapporterade timmar dagligen, då data kontinuerligt mottages under arbetsveckan.

En annan stor fördel med ett digital system är att all data är samlad på en och samma plats. Detta gör att ekonomiavdelningen slipper lägga onödig tid på att försöka sammanställa nedskrivna timmar på t.ex post-it-lappar och kan på så vis effektivisera arbetet.

Förenklad vardag på byggarbetsplatsen

Med ett digitalt dokumentationssystem kan de anställda registrera timmar var de än befinner sig. Den anställde kan även välja att använda sig av mobiltelefonen, datorn eller läsplattan, vilket effektiviserar datainsamlingen och ökar flexibiliteten.

En annan fördel med ett digitalt system för de anställda är översiktligheten. Genom att gå in i systemet kan en snickare snabbt och enkelt kontrollera vilket projekt hen ska jobba på under de kommande veckorna. Dessutom skickas ett sms automatiskt ut vid ändringar i planeringen.

SmartDok hjälper byggjättar över hela Norden

SmartDok har under sina tretton verksamma år ständigt strävat mot att utveckla ett system som förenklar dokumenteringen för bygg- och anläggningsbranschen. En strävan som burit frukt, då företaget nu hjälper över 2500 företag, inklusive tungviktare så som Skanska, NCC och Peab. Den sistnämnda är mer än överbevisad om fördelarna med SmartDok:

– Genom att använda SmartDok har vi ökat vår lönsamhet då vi sparar tid i alla led; alla som ska registrera och godkänna, bättre kontroll på lön- och timlistor, och dessutom får vi datan mycket tidigare än innan, säger Helge Aune, ansvarig för implementeringen av SmartDok i Peab.