Med SmartDok har driftavdelningen klarat att synliggöra effektiv resursanvändning för politikerna i kommunen.

Kenneth André Johannessen är driftchef i norska Loppa kommun, och jobbar primärt med det administrativa, vilket innebär personalansvar och resursstyrning.

– I mitt jobb är det viktigt att synliggöra var vi använder resurserna, och identifiera hur vi kan omfördela dem för att optimera resursanvändningen.

Bakgrunden till att Kenneth fokuserar så pass mycket på resursanvändningen är för att skona invånarna i kommunen från onödiga kostnader.

– Vi vill att vår resursanvändning ska vara effektiv, och inte belasta våra invånare med onödiga kostnader. Därför har vi tagit i bruk ett verktyg som hjälper oss med just det.

Loppa kommun tog i bruk SmartDok efter goda erfarenheter från bygg- och anläggningsbranschen.

– För oss som är väldigt pappersbaserade, går det åt väldigt mycket tid och resurser till pappershantering. Vi är nu i en process där vi är tvungna att digitalisera verksamheten fullt ut, och där är SmartDok ett väldigt viktigt verktyg.

– Vår rådman som tidigare har jobbat för Sibelco, använde systemet där, och kunde argumentera för genialiteten i systemet. Därefter blev systemet införskaffat, berättar Kenneth.

– Det är också viktigt för oss att användargränssnittet är enkelt och intuitivt. Ska man implementera ett nytt system måste det vara enkelt för alla att komma igång med.

– Appen och systemet är väldigt enkelt starta upp med, och det kräver inga speciella teknikkunskaper. Jag brukar säga det att, kan du använda Facebook så kan du använda SmartDok!

Loppa kommun är bland annat känt för sina fantastiska skidområden. Pisterna är välbesökta av skidentusiaster.

För en driftavdelning i en kommun är det oerhört viktigt att kunna kommunicera vad de använder resurserna till, och inte minst definiera var de behövs som mest.

– Sättet redovisningen och budgeten styrs kommunalt, i varje fall för oss, är att allt är fördelat på olika ansvarsområden inom olika funktionskoder (kommunala standarder). Dessa ansvarsområden vill jag göra mer transparenta, där jag presenterar var jag använder mest resurser och var det finns behov för fler, förklarar han.

Och det är här det digitala datainsamlingssystemet SmartDok har varit det perfekta verktyget.

– SmartDok har varit ett genialt verktyg för att kunna synliggöra behoven vi har inom våra olika områden, inte minst för våra politiker. Framförallt när man måste be om mer medel till att styra organisationen och avdelningen mer effektivt, då är det viktigt att kunna ha dokumentation att relatera till.

– Det är ju kommunstyrelsen som är det översta organet. Ibland ser jag ett behov för att få fler resurser för att kunna implementera precis det kommunstyrelsen ber om, eller komma med idéer om hur vi kan förbättra processen.

– Jag måste hela tiden få deras godkännande om vi önskar att använda pengar utanför det som redan är budgeterat, och då är SmartDok helt genialt för mig.

Med SmartDok får Kenneth en bättre översikt över resursanvändningen och lönekostnaderna för de områden han ansvarar för.

Kommuner har flera olika verksamhetsområden som ska drivas efter nollresultat-principen. Typiska sådana områden är vatten och avlopp, renovering, sotning, slam, och hamn.

– Vi ska varken göra vinst eller förlust. Hela verksamheten ska bedrivas efter nollresultat-principen. Kan jag synliggöra våra kostnader på ett bättre sätt, blir det betydligt enklare att nå ett nollresultat, och det är väldigt viktigt för vår del, då våra invånare inte ska bli ekonomiskt belastade i onödan. SmartDok är ett genialt verktyg för att få den kostnadsöversikten!

Loppa kommun använder sig idag av pappersbaserad avvikelseregistrering.

– Registrering av avvikelser i dag är ett litet projekt i sig. En avvikelse måste först skrivas ned på papper och skannas in, för att senare bli tillsänt till mig. Problemet är att dokumentationen inte är sökbar. Vi har ingen metadata på det som kommer in via ett skannat dokument, och det är svårt att kategorisera det i systemet. Hela processen är väldigt tidskrävande och ineffektiv.

Kenneth är medveten om att framtiden är digital, och att han redan har verktyget för att göra KMA-arbetet enklare.

– Jag har fått en inblick i SmartDoks KMA-modul, och den ser fantastiskt bra ut. I den finns bland annat säker jobbanalys, rapport om oönskade händelser, fotodokumentation och avvikelseregistrering. Modulen är som skräddarsydd för en kommun.

– I år har vi haft en ovanligt stor snömängd och det har varit nödvändigt för oss att dokumentera utfört arbete av plogningsleverantören för kommunen. Med ett manuellt pappersbaserat dokumentationssystem har detta varit helt kaos. Om jag skulle gå till leverantören av plogningstjänster med avvikelser på papper med oläslig handskrift, som dessutom är utskrivet, skulle de fråga vad vi håller på med.

– Vi har utvecklat en egen app för registrering av avvikelser vid snöplogning. I den kan driftoperatörer enkelt registrera avvikelser genom att fylla i information i ett enkelt, men begränsat användargränssnitt. Avvikelsen kommer färdigt ifyllt och klart för signering till administrationen för vidaresändning till leverantören. Då vi inte har lagt enorma resurser på vår egenutvecklade app, finns det lösningar som är mer optimala där vi också slipper att underhålla mjukvaran. Men givetvis är vår app en bättre lösning än pappersbaserad avvikelsehantering gällande plogningstjänster, berättar Kenneth.

– Men nu satsar vi på att komma igång med SmartDok. Vi behöver ett ordentligt och intuitivt system för att få översikt över avvikelserna, avslutar Kenneth.