Waage Anlegg AS från norska Fitjar har idag 10 anställda och utför det mesta inom grävning och grundarbete innanför kommunerna Fitjar, Stord och Bømlo.

– I huvudsak utför vi grävning och grundarbeten på och runt byggområden, stug- och bostadstomter, båthusområden, kajer och pråmtransport, säger vd Andreas Waage om de arbeten firman dagligen utför.

Uppgifterna är många och även för små företag blir det ofta lätt mycket pappersarbete och annan administration när det ska hållas koll på både timmar, transport och varor. Men med hjälp av ett digitalt system som SmartDok har detta arbete blivit betydligt enklare efter att lösningen togs i bruk.

– Användandet av SmartDok har betytt mycket för oss. Vi har en enklare vardag då vi har reducerat mängden med papper och listor som ska samlas in. SmartDok är tidssparande både för administration och de som arbetar ute, säger Waage.

Waage belyser sedan att fördelen med just SmartDok är att det kan tillpassas storleken på företaget.

– SmartDok är modulbaserat. På det sättet tillpassas det storleken på vår firma så att vi enbart använder de lösningarna vi har behov för. Resultatet blir ett översiktligt och enkelt system för alla företagsstorlekar, säger Waage.

Idag består ca 30 % av alla SmartDoks kunder av företag med 10 anställda eller mindre.

– SmartDok är ett lika bra verktyg för små företag som för stora bolag med 1000 anställda. Detta har alltid varit viktigt för oss. Ett komplett IT-verktyg för hela bygg- och anläggningsbranschen, oberoende av storlek. Det är SmartDok, säger säljchef för SmartDok Per Tore Hansen.

Men ofta är frågan; kommer jag tjäna in investeringskostnaden? Inge Andreas Waage är säker på sin sak.

– Ja, de årliga kostnaderna sparar vi helt klart in på sparad tid, säger Waage.

SmartDok är ett system byggt för och i samarbete med bygg- och anläggningsbranschen, och är med stor sannolikhet det system på marknaden idag som ger dig flest möjligheter och inte minst gör dig mest effektiv.

Inge Andreas Waage och hans tio anställda har tagit i bruk flera moduler i SmartDok, och använder idag SmartDok för tidrapportering (lön- och maskintimmar), transportlistor, och varuregistrering.

– I tillägg använder vi också maskindelen. Vi har servicelinjer för maskinerna och får därmed med oss när service ska göras, samtidigt som vi får detta dokumenterat, säger Waage om användningen av SmartDok.

Waage ger oss sedan ett exempel på hur företaget behandlar beställning av drivmedel.

– Hos Waage anlegg har vi en person som ansvarar för all beställning av diesel. Han bokför mängden diesel på dieselförbrukning i SmartDok varje gång han beställer diesel. Därmed kan vi i administrationen alltid ha kontroll på vad som är beställt, utan att ringa ett enda telefonsamtal, säger han.

Waage Anlegg AS kör mycket masstransport och var beroende av att det digitala systemet även skulle täcka den delen.

– Vi använder transportlistefunktionen i SmartDok till all masstransport vi företar oss. Anledningen till detta är att det är enkelt för chaufför/maskinchaufför att registrera samtliga lass på telefonen. När chauffören väntar på att exempelvis lastbilen ska bli lastad trycker han in mängden på telefonen.

– På det här sättet undgår vi att chauffören glömmer att registrera lasset, vilket hen riskerar om tanken finns att göra det vid ett senare tillfälle eller manuellt på det gamla sättet, säger Waage om masstransportdelen.

1. Maskinförare/chaufför registrerar timmarna när hen har utfört jobb, helst när arbetsdagen är slut, eller när det passar under dagen. Vi skiljer på löne- och maskintimmar.
2. Har en maskinförare jobbat och kört till exempel grävmaskin från klockan 07:00-15:00, registrerar han 7,5 timmar på lön och 7,5 timmar på grävmaskinen.
3. Vid tillfälle att medarbetaren i fråga under dagen använder varor, för vår del främst rördelar och sprängmedel, registreras detta på varuanvändning (på telefonen) istället för att skriva ned det manuellt på papper.
4. Dessutom blir högar som flyttas eller hämtas registrerade direkt i transportlistesystemet.
5. När det närmar sig lön eller fakturering ser den projektansvarige över varor, transportlistor och timmar för att attestera dessa, och då kan ej maskinföraren ändra det hen har registrerat på SmartDok.
6. När vi bokför lön skriver vi ut en rapport från SmartDok som skickas till redovisning.
7. Maskintimmar, varor och transportlistor används för att ha kontroll över kostnader eller som fakturaunderlag om så önskas.