Följande privacy policy beskriver hur SmartDok samlar in och använder personupplysningar om kunder och besökare på våra webbplatser. Personupplysningar är upplysningar eller klassificeringar som kan knytas till dig som privatperson.

SmartDok, genom vd, är ansvarig för verksamhetens behandling av personupplysningar.

SmartDok levererar tjänster till sina kunder, och för att kunna ge kunder tillgång till dessa tjänster behöver vi att registrera personupplysningar som namn på kontaktperson, telefonnummer och e-postadress. För att kunna behandla dessa personupplysningar används GDPR-förordningen Artikel 6, första stycket b).

När kunden börjar använda SmartDoks lösningar och registrerar personupplysningar i systemet definieras kunden som behandlingsansvarig och SmartDok som databehandlare. Detta förhållande regleras genom ett eget databehandlaravtal som är i linje med GDPR-förordningens krav.

SmartDok kommer även med jämna mellanrum att skicka ut frågeformulär till kunder med syfte att få respons på SmartDok som verksamhet och tjänsten som levereras till kunder. Kundundersökningen behandlas anonymt och är frivillig att fylla i.

Information som inhämtas via våra kontaktformulär på smartdok.se och smartdok.se sparas i våra CRM-system som är SuperOffice och HubSpot. Syftet med denna behandling är att kunna svara på aktuella och eventuella framtida förfrågningar, samt skicka ut nyhetsbrev. Personupplysningar som inhämtas är kontaktperson, e-post, telefonnummer och företagsnamn. Det rättsliga underlaget för behandling av personupplysningar i det här fallet är samtycke, GDPR-förordningen Artikel 6 första stycket b).

För att SmartDok kontinuerligt ska kunna förbättra kvaliteten på webbplatserna och de tjänster som erbjuds, inhämtar vi användningsmönster av de som besöker sidorna. Exempel på vad statistiken ger oss svar på är följande; hur många som besöker sidorna, hur länge besöket varar, vilken webbplats besökaren kommer från och vilken webbläsare som används.

Till detta använder SmartDok analysverktyget Google Analytics på följande webbsidor:

smartdok.se
smartdok.se
web.smartdok.se
web.smartdok.se
jobbasmartast.se
jobbsmartest.no
support.smartdok.com

Google Analytics använder informationskapslar (cookies), vilka är små temporära filer som sparas på din enhet när du besöker en webbplats. Filerna raderas automatiskt efter en given tidsperiod eller när du lämnar webbplatsen.

För att värna om integritetsskyddet anonymiseras upplysningarna så att de ej kan spåras till en enskild person. Detta görs genom IP-anonymisering i Google Analytics där man tar bort de tre sista siffrorna i IP-adressen innan informationen sparas och bearbetas av Google. Läs mer om denna teknik här. Mottagna upplysningar är underlagda Googles riktningslinjer för integritetsskydd.

Du kan själv bestämma om du önskar att acceptera eller avslå samtycke gällande sparande av informationskapslar. På minacookies.se kan du se hur du själv kan styra detta.

På jobbasmartast.se och jobbsmartest.no är det möjligt för besökande att dela våra blogginlägg på sociala medier med funktionen «Dela detta». SmartDok sparar inga personupplysningar i förbindelse med detta.

För att bearbeta jobbansökningar använder SmartDok godkända rekryteringsbyråer för att administrera rekryteringsprocessen. När du söker en tjänst blir personupplysningarna bearbetade tills dess att riktig kandidat fått jobbet. Ansökningar sparas ej efter detta. Skulle SmartDok önska att behålla ansökningar efter att tjänsten tillsatts ska sökande ge sitt samtycke till detta.

SmartDok delar ej personupplysningar med tredjepart, men kan använda tjänsteleverantör till att leverera tjänster.

SmartDok använder sig av ett dataskyddsombud. Dataskyddsombudet har som uppgift att säkerställa att SmartDok följer gällande regelverk vid behandling av personupplysningar.

Om SmartDok behandlar personupplysningar om dig och du har frågor gällande detta kan du kontakta vårt dataskyddsombud.
Vid frågor, kontakta dpo@smartdok.com

Som användare av våra hemsidor har du rätt att kräva insyn i personupplysningar som vi behandlar om dig och även insyn i hur de behandlas. Du kan även kräva rättning, borttagande och begränsning i behandlingen av personupplysningar.

Där behandlingen av personupplysningar är baserad på samtycke, kan du närsomhelst ta tillbaka ditt samtycke.

I de fall SmartDok är databehandlare (tjänsteleverantör), skall frågor angående rättning, ändring och radering av dina personupplysningar riktas till din arbetsgivare som då kan ta kontakt med SmartDok för assistans.

Du har även rätt att klaga till en tillsynsmyndighet, Datainspektionen, i enlighet med GDPR artikel 13 andra stycket bokstav d). Kontaktinformation till Datainspektionen finner du på datainspektionen.se.

Med jämna mellanrum kommer privacy policyn uppdateras eller ändras. Vid större ändringar kommer vi informera om detta via våra hemsidor jobbasmartast.se och jobbsmartest.no.

Kontaktinformation
Telefon 08-12456940
dpo@smartdok.com