Det mobila kontoret – digitala affärsplattformar för tjänster som tidrapportering, fakturering och projektering

Vilka var de största problemen med den manuella hanteringen?

– Det var helt enkelt väldigt svårt och tidskrävande, dels att fylla i och posta lappar till kontoret varje vecka, och dels att sammanställa dem, menar Sarah.

Till det arbetet hörde även att påminna om att lapparna skulle in. Dessutom saknades det egentligen felmarginal om lappar kom på vift.

– Nu lägger våra anställda in underlagen varje dag. Vi har tillgång till dem direkt och kan redan efter arbetsdagens slut göra uppföljningar av projekten. Det är en enorm tidsbesparing.

Varför föll valet på just SmartDok?

– Det var användarvänligt framför allt, säger Sarah.

– Det är ju vår kollektiva personal ute på våra arbetsplatser som är grunden till våra projekt, till allt vi gör. En förutsättning är ju att systemet ska vara lättanvänt för dem. SmartDok är även enkelt att använda för oss administratörer, så till vidare att det är lätt att sätta upp kategorier, dela upp personal och strukturera verksamheten.

– SmartDok är också så pass ”litet”, i positiv bemärkelse, att det inte blir en ”heffaklump” i systemet. Vi har fortfarande möjlighet att individanpassa systemet efter våra behov. Många av de andra systemen vi tittade på var väldigt svåra att kombinera med andra tjänster, och hade inte heller samma tydliga gränssnitt.

Hur var det att komma igång med SmartDok?

– Nu är personal i byggbranschen i ärlighetens namn inte de mest digitaliserade, säger Sarah, särskilt inte de lite äldre. När vi började att implementera systemet [2013] var vi omkring 180 anställda. Alla hade inte ens smartphones, och många visste inte var en app var för någonting. Men vi tog ett antal personer i taget, såg till att systemet fungerade för dem och gjorde även fysiska besök vid behov.

– Idag har vi omkring 290 anställda, och av dessa är det endast två herrar nära pensionsåldern som inte använder SmartDok. Det tycker jag sammantaget är ett väldigt bra betyg på systemets användarvänlighet. Idag har vi en enkel manual som vi använder när vi nyanställer och rekryterar, en enkel introduktion som fungerar väldigt bra.

Har ni räknat på tidsmässiga- och ekonomiska besparingar?

– Det är en kalkylen är svår att omsätta exakt i siffror, säger Sarah. Men att systemet har sparat personer som hade behövt anställas för administration när företaget vuxit, det är med säkerhet. Jag skulle säga att det i alla fall handlar om storleksordningen ett par hel- och deltidstjänster.

Några andra fördelar du vill trycka på?

– Det är enkelt att följa upp var all personal befinner sig, vilka de jobbar med och vad de gör, säger Sarah.

– En del av personalen flyttar mellan olika arbetsledare, och med SmartDok ser jag enkelt vem de varit hos mest och räknas som närmsta chef. Frånvaro kan följas upp direkt, och eftersom allting ligger centralt slipper du de problem med dubbel bokföring som kan uppstå då timmar ska bokföras på flera platser.

– Det är också väldigt enkelt att söka historiskt i systemet, vilket är jätteviktigt för oss som arbetar med HR, arbetsledning och administration.

Simon Åberg kör en Leica, en totalstation eller en elektronisk tachymeter som det också kallas. Åberg registrerar sina timmar med SmartDok varje dag och förenklar det dagliga arbetet både för administrationen och sig själv.

– En sak som vi hoppas komma igång med under 2019 är att kunna lägga in underlag för interndebiteringen i vårt ekonomisystem, istället för att bara ta ut rapporter, säger Sarah.

– Det hör också till saken att det är ett ekonomisystem som SmartDok inte ”har” sedan tidigare, på det sätt vi önskar. SmartDok en väldigt bra leverantör i den bemärkelsen, eftersom de kan gå in och titta på den här typen av lösningar, och anpassa systemet efter våra behov.