I det systematiska och kontinuerliga KMA-arbetet i ditt företag är kommunikation, medvetenhet och ansvar tre viktiga delar
I det här sammanhanget är det bland annat nödvändigt att kunna dokumentera och spåra att anställda har tagit emot och läst viktig information.
För att göra denna process enklare och mer överskådlig lanserar SmartDok nu läsbekräftelser. Detta gör det möjligt att skapa läsbekräftelse på vilket dokument som helst i handboken (på projekt- och företagsnivå), och välja vilka av dina anställda som ska få en begäran om att bekräfta att de har läst detta. Du kan följa upp statusen under processen och i efterhand via en helt ny översiktssida.
Begäran om läsbekräftelse kommer i den första versionen att skickas som en push-notis i SmartDok-appen till de mottagare du väljer, samt att de får ett informativt e-postmeddelande. Funktionen kommer så småningom att utvidgas för att även inkludera läsning och bekräftelse på hemsidan.
Observera: För att kunna läsa och bekräfta dokument i appen är det viktigt att man har laddat ner den senaste versionen av appen (version 4.12.127) som släpptes den 22 februari 2024.
Du kan när som helst redigera vilka som ska behöva bekräfta att de läst.
Vem kan skapa läsbekräftelser?
Alla med rollen bas, projektadministratör och administratör kommer att kunna skapa läsbekräftelser för handböcker de har tillgång till.
Hur skapar jag en förfrågan om läsbekräftelse?
Gå till läsläget på handboken och hitta det relevanta dokumentet/kapitlet. Tryck på “Mer“-knappen och välj “Be om läsbekräftelse“.
I nästa fönster kan du välja att ange en tidsgräns och en beskrivning om varför detta dokument bör läsas. Dessutom kan du filtrera och välja rätt grupp av anställda innan du skickar förfrågan.
Var kan jag följa upp läsbekräftelserna?
På menyn för Dokumentcenter kommer du nu att hitta en ny sida kallad “Översikt läsbekräftelser“. Här kan du följa statusen på din förfrågan som du skickat ut.
Vad kommer att ingå?
Vi planerar att fortsätta utveckla funktionaliteten under våren. Det inkluderar möjligheten att läsa och bekräfta via hemsidan, samt att kunna lägga läsbekräftelse på hela handböcker och informationstavlor.
