I det systematiska KMA-arbetet i ditt företag är kommunikation, medvetenhet och ansvar tre viktiga delar
Ordning och reda i dokumentationen är grunden för en säker produktion. Att kunna spåra att viktiga dokument som arbetsberedningar och lagkrav har nått rätt personer är avgörande. Det ger ett kvitto på att säkerhetsrutiner följs och att alla i projektorganisationen arbetar utifrån samma information.
Vi fortsätter därför att vidareutveckla läsbekräftelser för dokumenthantering. Du har sedan tidigare kunnat begära läsbekräftelse på KMA-handboken, men nu utökar vi funktionen rejält: Nu kan du även skapa läsbekräftelser på filer och dokument i Dokumentcenter. Läsbekräftelse går att skapa på både projekt- och företagsnivå.
Begäran om läsbekräftelse skickas som en push-notis i SmartDok-appen till de mottagare du väljer, samt att de får ett informativt e-postmeddelande.
Du kan när som helst redigera vilka som ska behöva bekräfta att de läst.
Vem kan skapa läsbekräftelser?
Alla med rollen bas, projektadministratör och administratör kan skapa läsbekräftelser för handböcker och dokument de har tillgång till.
Hur skapar jag en förfrågan om läsbekräftelse?
Så gör du i handboken:
Gå till läsläget på handboken och hitta det relevanta dokumentet/kapitlet. Tryck på ”Mer”-knappen och välj ”Be om läsbekräftelse”. Du kan även lägga läsbekräftelse på hela handböcker och informationstavlor.
I nästa fönster kan du välja att ange en tidsgräns och en beskrivning om varför detta dokument bör läsas. Dessutom kan du filtrera och välja rätt grupp av anställda innan du skickar förfrågan.
Så gör du i dokumentcenter:
Var kan jag följa upp läsbekräftelserna?
På menyn för Dokumentcenter hittar du en sida kallad ”Översikt läsbekräftelser”. Här kan du följa statusen på din förfrågan som du skickat ut.
Du kan även välja att exportera läsbekräftelser direkt till PDF för en snabbare översikt över dokumentationen. Med ett klick skapar du en översiktlig fil som visar exakt vem som har bekräftat att de läst de önskade dokumenten. Detta är särskilt smidigt vid KMA-kontroller eller revisioner, då du får ett tydligt bevis att de anställda har läst allt viktigt innehåll.