Tidrapportering, dagböcker, tillbudsrapportering och dokumentation av fel och avvikelser samlat på ett och samma ställe
Kynningsrud Grundläggning har samlat företagets administration och dokumentering i det digitala systemet SmartDok som sköts i en app.
Det har lett till färre diskussioner med kunder och har frigjort tid för arbetsledningen.
Kynningsrud Grundläggning jobbar med grundläggning i Norge och Sverige. En stor del av verksamheten består av pålning och spontning med egna maskiner. Antalet anställda är drygt 100 personer varav fem i den svenska verksamheten. Just kommunikationen med de anställda var en av anledningarna till att företaget valde att satsa på det molnbaserade systemet SmartDok.
– Det har underlättat mitt arbete. Våra anställda har full kontroll. De vet vart de ska, de har kontroll på sina tider, och de vet hur mycket vi fakturerar.
Kynningsrud pekar framförallt på en stor fördel med SmartDok – tidsbesparandet.
– Gubbarna får verkligen all information de behöver utan någon handpåläggning från min sida. Både jag och platschefen sparar oerhört mycket tid med Smartdok, säger Anders Berntsson som är vd för Kynningsrud Grundläggning AB.
Allt samlat på ett ställe
Tidigare jobbade företaget med flera olika digitala system. Det var bland annat tidrapporteringssystem, faktureringssystem och en mängd olika excelark.
– Excel i sig är bra men det är lätt att det ofta blir fel. I dag har vi tidrapportering, dagböcker, tillbudsrapportering och dokumentation av fel och avvikelser, mot både kund och leverantör, samlat på ett och samma ställe, berättar Anders.
Dagbok i appen
– En annan fantastisk sak med SmartDok som man kanske inte tänker på är kontrollen man får på sina anställda. För de skriver ju sin dagbok i appen och sen när de går hem så klickar de på “skicka”. Och då sitter jag hemma i soffan och njuter när telefonen helt plötsligt plingar till: “Arbetsplats 1035 har gått hem”, vilket betyder att arbetsplatsen är tom och att jag inte behöver oroa mig mer, säger Anders.
– Helt underbart, för annars vet ju inte jag om de är kvar, och om det gått bra. Säkerhetsmässigt är det otroligt bra, för jag har ju ett ansvar så länge mina anställda är kvar på arbetsplatsen.
Modulbaserat system
Smartdok är ett molnbaserat system där uppgifter och bilder läggs in i en app ute på arbetsplatsen. Systemet består av ett antal moduler och kunden väljer de moduler som denne behöver. I appen kan personalen sköta tidrapportering och attestering. Materialåtgång och transporter kan rapporteras direkt i appen.
Man kan även få en överblick över företagets maskiner och service samt verktyg. All information kan sedan automatiskt överföras till företagets ekonomisystem.
Konkurrensfördel
Kynningsrud Grundläggning har haft Smartdok sedan maj i fjol. Förutom enklare kommunikation och tidsbesparingar inom företaget menar Anders Berntsson att systemet innebär en konkurrensfördel i kommunikationen med företagets kunder.
– Nu får kunden dagboken samma dag som det sker. Kör du en pappersvariant av dagboken så har kunden oftast inte den varje morgon. Sedan kan kunden se att vår materialåtgång och fakturering stämmer överens med hjälp av modulen för materialåtgång.
Anders Berntsson pekar även på att Smartdok gjort det lättare att få igenom ändrings- och tilläggsarbeten.
– Ett exempel är när det var dags för slutuppgöret i ett projekt vi gjort för en kund. När vi skulle ta fram papperna, så sa dom att “ni har så bra koll på dokumentationen så vi behöver inte se något. Vi betalar direkt”.
Det kan inte vara lättare
Per-Inge Karlsson är maskinoperatör på Kynningsrud. Han upplever en mycket enklare vardag efter att ha börjat använda SmartDok.
– Löneskrivningen, tidsskrivningen. Jag menar det är bara att fylla i timmarna vi har gjort, med OB-tillägg, traktamente och milersättning, spara och så är det klart. Hur enkelt som helst, och sen behöver man inte göra något i slutet av månaden.
– Sen om jag kommer på att jag skrivit fel, och fyllt i fel tid eller skrivit in för många mil så är det hur enkelt som helst att bara gå in och ändra. Och du kan också gå in och ändra, Anders (Berntsson, vd).
Per-Inges förra arbetsgivare använde sig av ett manuellt dokumentationssystem, och han längtar inte tillbaka.
– Jämfört med hur det var på min förra firma, där man fick skriva lönen på ett papper i slutet på månaden, då är det här betydligt enklare. Då fick jag först skriva ned alla timmar och tillägg dagligen för mig själv i dagboken, och sen i slutet av månaden skrev jag ihop allt på ett papper som någon annan sedan fick tyda för att lägga in allt i datorn, säger Per-Inge
– SmartDok fungerar precis som dagboken, men skillnaden är att Anders kan gå in och kolla i slutet av varje arbetsdag och sen slipper vi lägga ihop allt vid månadsslutet.
Tar bilder och laddar sen upp dem i SmartDok-appen
– Du har dagboken, du har mottagningskontrollen, och så har du nu även avvikelerapporten, där dokumentation av KMA (Kvalitet-Miljö-Arbetsmiljö) kan göras i appen med formulär och bilder.
– Jag tar alltid bilder på vanligt sätt och laddar sen upp dem i SmartDok-appen, även om man kan ta dem direkt i SmartDok också. Men jag föredrar att slippa behöva öppna telefonen bara för att en bild. Och det är väldigt lätt att sätta sig ned efteråt och ladda upp bilderna i avvikelserapporten och skicka in den, säger Tony
– Allt är enkelt!
– Ofta har vi projekt mitt ute i skogen utan några gatunamn, och då är det väldigt smidigt att använda GPS:en i SmartDok, och veta att arbetsplatsen verkligen ligger där.
