Innan företaget digitaliserades höll de på att drunkna i papper – nu är papperskaoset ett minne blott.

– Vi har gått från en excel-värld och manuella timlistor till att börja använda SmartDok och digitalisera verksamheten, förklarar vd för norska Grunnarbeid Vest AS, Arild Hatland.

– Digitaliseringen sparar oss mellan 30-50.000 kronor i månaden. Detta är till fullo tack vare SmartDok, och systemets integration mot bokföringsprogrammet Uni Micro!

Hur kan ni spara så mycket?

– Med SmartDok registreras timmar och varor direkt i appen. Timmar och varor som tidigare blev till svinn registreras nu korrekt och bidrar till en förbättrad projektkontroll.

– Vi har satt en regel i systemet där tim- och varuregistreringar måste rapporteras i SmartDok samma dag, vilket reducerar datasvinnet markant.

Bra kontroll resulterar i korrekt fakturering och lönekörning.

– På så sätt uppdateras allt dagligen, och jobbet med att fakturera blir mycket mindre tidskrävande. Samtidigt har vi plats för all viktig dokumentation, som resulterar i att kvalitetssäkringen är klart bättre än tidigare.

Registrering av timmar och varor i realtid sparar företaget stora belopp.

Styrelsemedlem och ägare av Grunnarbeid Vest AS, Bjørn Kallekleiv, är glad över att Arild Hatland valde att införa SmartDok i början av 2020.

– Det har blivit en klar förbättring i förhållande till hur det var tidigare. Detta gäller både tidrapportering, rapportering och kvalitetssäkring, säger Björn.

– Innan var det svårt att hitta informationen som man sökte, eller få en bra översikt. Den existerade nästan inte. Nu har vi full översikt. Vi registrerar varor, timmar och tar bilder som vi bifogar med checklistor via KMA-funktionen i SmartDok .

– Om vi letar efter specifik information, finns den bara några knapptryck bort.

– Nu ska det sägas att vi fick tag på datan vi eftersökte tidigare också, men det tog bara så mycket mer tid. Så vi är jättenöjda med hur vi har det idag.

– Resultatet är ju att våra kunder får bättre dokumentation och vi levererar högre kvalitet, säger Björn till slut.

Bjørn Kallekleiv är glad över att Arild Hatland valde att digitalisera driften, och därmed reducera kostnaderna.

Arild Hatland ger klart uttryck för att han föredrar flexibiliteten som SmartDok ger honom och företaget.

– SmartDok består av flera funktioner, och vi väljer själva vilka vi vill använda, och betala för. Dessutom har vi alltid möjligheten att testa på nya funktioner. Jag kan till exempel be om att få prova verktygsfunktionen, och utan att binda upp mig på något kan jag testa om den här delen av systemet är något som kan vara värdeskapande för oss.

– Att SmartDok tillåter flexibilitet är väldigt bra! Jag tror inte det finns något bättre system, iallafall inte för entreprenadbranschen.

Arild vill också berömma själva processen med att börja använda systemet.

– Vi bestämde oss för SmartDok i februari, och det gick väldigt snabbt att komma igång. Redan i mars var samtliga i företaget i gång med att registrera timmar och varor i systemet.

– Uppföljningen från SmartDok har varit väldigt bra. Både under uppstarten av systemet, men också efter. Man märker att de verkligen är måna om att kunden ska dra optimal nytta av systemet, säger Arild avslutningsvis.

Grunnarbeid Vest AS grundades 1994 och erbjuder allt inom grund- och betongarbete i Bergen med omnejd. Företaget erbjuder bland annat tjänster inom grävning, borrning/sprängning, betong, dränering, naturstensmurning och rivning. I dag är de 13 anställda.

Varför är ni det föredragna valet hos era kunder?

– Kunderna väljer oss baserat på kvaliteten och den erfarenhet vi har skaffat oss sedan uppstarten. Vi är flexibla, och serviceinställda.

– Vår högsta prioritet är noggrannhet och kvalitet när vi utför uppdrag. Vi har maskiner och utrustning för både små och stora projekt.

Ett av de större var bostadsprojektet Wergeland hageby. Ett projekt som Kallekleiv och Hatland är extra stolta över att företaget utförde. Här gjorde företaget grundarbetet. Huvudentreprenör var Byggmester Hitland.

– Det var ett komplicerat uppdrag på många vis, där våra kunskaper inom grundarbete och sprängning kom väl till pass.