Kvalitet på arbetet och korrekt dokumentation bäddar för goda kundrelationer och ett gott rykte

– När du kan påvisa god dokumentation över vad dina anställda har gjort, så blir det sällan eller aldrig diskussioner om fel på timmar och dylikt, säger Hans Marius Eide, som jobbar som projektledare för Sartor Drange Maskins gång- och cykelvägsprojekt i norska Bergen.

– Kunderna önskar korrekt dokumentation, och det får de.

Bygg- och anläggningsbranschen är under ständig utveckling, där krav och förväntningar på dokumentation av arbetstimmar och KMA har blivit betydligt högre de senaste åren. Inte bara för dig, men även för kunden, som önskar ett trovärdigt fakturaunderlag.

– Det att vi kan leverera korrekt dokumentation är väldigt viktigt för både oss och kunden, säger Drange Maskins vd Rune Grimstad.

– Kunderna kräver dokumentationsrutiner på timregistrering och bilddokumentation, och det får de av oss.

Kan detta vara en av anledningarna till att ni är en så pass attraktiv leverantör?

– Det handlar om att ha kvalitet på arbetet och inte minst på dokumentationen. Att kunna dokumentera vad vi har levererat och vilka resurser vi har använt oss av. Vi dokumenterar till exempel ofta med bilder, vilka kan kopplas till projektet eller dess underprojekt.

Dåligt väder stoppar varken Sartor Drange Maskins maskiner eller anställda. Bra utrustning och kompetenta medarbetare är nyckeln till framgång.

Drange Maskin är i dag en totalleverantör inom grund- och betongarbete. Det som i dag är Drange Maskin, härstammar från Drange Maskinuthyrning, grundat 1981 och föregångaren till det som i dag är Drange Maskin.

– Drange Maskin startades 1997. Grundare är Jan Drange, och han är fortsatt med, berättar Rune.

– Jag började här 2003. Jag tror jag var nummer sju eller åtta som blev anställd i företaget. I dag är vi ca. 40 stycken i arbete. Så vi har haft en fin tillväxt.

I tillägg till egna anställda har Drange Maskin även ett stort antal inhyrd personal som också använder SmartDok på projekten.

Ni är ju en stor aktör i Bergen med omnejd. Är ni med på många stora projekt?

– Vi är ofta totalentreprenad och verkar i Bergen kommun och grannkommunerna. Om jag ska peka på några specifika projekt så blir det naturligt att nämna Bergen flygplats på Flesland, spårvagnslinjen Bybanen i Fjøsangerveien, samt Knarvik centrum i nya Alver kommun.

– På samtliga dessa projekt var vi totalentreprenad vad gäller grund och betong, berättar Rune.

– På nya Bergen flygplats hade vi tre delprojekt. Första delprojektet omfattade landskap/vägsystem och ingångsparti för den nya delen av flygplatsen. De två andra andra delprojekten omfattade renovering och utbyggnad av rullbanan.

– I Knarvik centrum håller vi nu på med ett stort projekt på Knarvik, där vi etablerat både en ny rondell och en ny bussterminal längs E39 framför Knarvik center.

– Gemensamt för alla våra projekt är att vi använder SmartDok som dokumentationssystem.

SmartDok är på plats i Bergen med eget kontor som täcker Västlandet i Norge. Här är SmartDoks Steffen Nerdal på besök hos Drange Maskin.

Tidsregistrering kan för många orsaka ordentligt med huvudbry. Tid kan försvinna både från produktionen ute på projekten och från administrationen vid avsaknad av ett smart system.

Drange Maskin tog i bruk SmartDok för sex år sedan för att få en enklare vardag, och använder i dag systemet både till tidsinsamling, bilddokumentation, varutransport och serviceöversikt över maskinparken.

– Vi började med manuella papperstimlistor, och med allt extraarbete som det medförde: man skulle komma ihåg att fylla i timlistan, och få med sig allt som gjorts. Ofta skrevs timlistorna samma dag de skulle lämnas in innan löneutbetalningen, och då kom man definitivt inte ihåg vad man gjort, säger Rune.

– Nu med ett digitalt system får vi in timmarna med en gång. Vi har satt en tidsgräns i systemet på hur länge man kan vänta med registrering efter att timmarna producerats. Resultatet är helt genialt.

Det utgör ju trots allt löne- och faktureringsunderlaget, och så sett har vi väldigt bra kontroll nu. Timmarna är korrekta, på samtliga projekt!

Med SmartDok kan Drange Maskin registrera det mesta de behöver ute på jobben. Allt i en app – i ett system.

– Våra anställda registrerar timmar, dokumenterar bilder och avvikelser med appen, och upplever det som en enklare arbetsvardag, säger Pål Oldervoll.

Han vill framhäva timkonto-funktionen som alla användare har tillgång till.

– Timkontot är en användbar funktion som alla våra anställda har lättillgängligt i telefonen. Här får de en korrekt översikt över till exempel deras flextid.

För administrationen har arbetet också blivit enklare efter att systemet togs i bruk.

– I administrationen godkänner vi timmar. Det går sedan automatiskt in i UNi Micro som är vårt lönesystem. Nu trycker våra administrationsmedarbetare bara på en knapp och så är det klart. De har verkligen fått en enklare arbetsvardag, säger Pål.

– Vi sparar väldigt mycket tid när vi slipper att leta efter timmar som våra anställda har lämnat in, lägger Rune till.

Att Drange Maskins maskinpark är i gott skick är av yttersta vikt för projektets utveckling, ekonomin och inte minst för kunderna som väntar på ett färdigställande. Företaget har i dag över 30 maskiner, där 15 av dessa är grävmaskiner. En stor maskinpark som också kräver uppföljning.

– Vi använder också service- och maskinmodulen i SmartDok. Den hjälper oss att få en översikt över dagligt underhåll av maskinerna.

– Samtliga maskiner gås igenom varje dag via en checklista i appen. Vi får sedan ett meddelande om något måste förbättras eller att service och periodiskt underhåll av maskinen måste göras, säger Pål.

SmartDok har i dag flera standardiserade service-mallar som kunderna kan få tillsänt. Dessa kan kunderna därefter anpassa själva eller behålla som de är, så att kunden slipper göra egna mallar.