Med anställda spridda över stora avstånd kan det vara utmanande att få korrekt dokumentation. PREMON löst det med SmartDok.

PREMON sjösattes i början av 2018 då företaget tog över montageverksamheten av prefabricerade betongelement från Växjö Elementmontage. Företaget har sedan starten växt med raketfart och personalstyrkan har på bara två år fyrdubblats.

– Min lillebror, Ricky Karlsson, jobbade till en början för pappas företag, Växjö Elementmontage, och var där under flera års tid. När pappa sedan bestämde sig för att göra sig av med montagedelen, såg lillebrorsan chansen att stå på egna ben och tog över.

– När vi startade var vi fem stycken anställda, och nu två år senare är vi tjugo, så vi har växt väldigt fort, förklarar Patricia Karlsson, administrationsansvarig på PREMON.

PREMON verkar över hela Sverige och erbjuder primärt montage och demontage av prefabricerade betongelement.

– Vi bygger lego som Ricky säger, lego för vuxna, haha. Sedan utför vi även betongpumpning. Både på våra egna projekt och även åt andra kunder.

PREMON monterar prefabricerade betongelement och demonterar befintliga byggnader åt våra uppdragsgivare runt om i Sverige.

Företagets första uppdrag var ett byggnadsprojekt av det större slaget i Borås, och PREMON har sedan dess fortsatt på den inslagna vägen med fokus på stora projekt. I projekthistoriken återfinns bland annat bostads- och parkeringshus samt idrottsarenor och ställverk.

Varför väljer kunderna just PREMON?

– Konkurrenskraftiga priser, lång erfarenhet och fokus på säkerhet med kontinuerlig utbildning av våra anställda. Vi märker att kunderna värdesätter vårt säkerhetsfokus.

I takt med att PREMON fick fler uppdrag och fler anställda, blev även tidrapporteringshanteringen mer utmanande.

En liten påminnelse till anställda om att de måste komma ihåg att registrera sig i SmartDok

– Det var helt kaos rent ut sagt eftersom våra anställda är så pass utspridda. Och ofta gick det inte att tyda vad det stod på deras papperslappar så jag fick sitta och ringa runt och fråga “vad har du skrivit här”. Det var extremt tidskrävande, förklarar Patricia.

Företaget beslutade således sig för att införskaffa ett digitalt tidrapporteringssystem för att effektivisera och förenkla administrationsarbetet. Ett beslut som de idag inte ångrar.

– Med SmartDok har vi fått en ökad tydlighet, som har lett till stora tidsvinster.

– Som jag nämnde tidigare stressade vi med att bara få in fakturaunderlaget och papperslapparna var ofta väldigt slarvigt ifyllda. SmartDok är väldigt tydligt vad gäller registrering av timmar, men även olika typer av traktamenten, såsom förrättningstillägg och milersättning.

– Sen har vi även dragit väldigt stor nytta av signering från uppdragsgivare-funktionen, där kunden kan signera timmarna direkt på plats i våra anställdas telefoner, istället för att jag ska behöva ringa runt. Och det fungerar väldigt bra både med gamla och nya kunder.

Patricia tycker att systemet är enkelt att använda på både mobil och dator.

I samband med övergången från manuell till digital tidrapportering finns ofta funderingar kring hur väl företagets anställda ska anamma ett digitalt system. Funderingar som även PREMON hade, men som snabbt suddades ut.

– Alla våra anställda ute på projekten sköter användningen av SmartDok väldigt bra, även den äldre generationen. Sen för mig som administrator tycker jag det är väldigt bra att man kan skräddarsy rapporterna och anpassa översikten till just vårt företag.

– Och integrationen med Vismas lönesystem är enormt smidigt, det är knappt man förstår hur det kan fungera så bra.

PREMON har efter införskaffandet av SmartDok en kontinuerlig dialog med SmartDok, där båda parter hör av sig till varandra för att säkerställa optimal systemanvändning.

– Jag har ringt Anneli många gånger och hon brukar även kontakta mig och höra så allt fungerar som det ska. Så jag känner att SmartDok är väldigt måna om att vi ska få ut så mycket som möjligt av systemet. Så det känns jättebra. Och är Anneli inte på kontoret finns det alltid någon annan som kan hjälpa mig, förklarar Patricia avslutningsvis.