Växer högen med papper snabbare än ditt byggprojekt? Då är det hög tid att ta tillbaka kontrollen!
Om du känner igen dig i bilden ovan bör samtliga alarmklockor ringa. Då är det hög tid att se över dina rutiner och leta efter ett rapporteringssystem som kan ersätta den ändlösa pappersutspottaren av TR-formulär (tillbudsrapport), checklistor, timlistor, serviceöversikt och fakturaunderlag.
Lösningen är ofta att börja använda ett digitalt molnbaserat system som gör jobbet betydligt enklare för både ekonomiavdelningen och de som jobbar ute på byggarbetsplatsen.
Tid är pengar
Använder dina anställda mycket tid på att registrera timmar på post it-lappar, manuella timlistor eller excel-ark? Användning av ett digitalt rapporteringssystem på mobilen resulterar i betydelsefulla tidsbesparingar för dina anställda. Tiden som går till hantering av manuella timlistor och andra typer av rapportering kan istället användas till mer produktivt arbete.
Det sägs att det tar mellan fem till tio minuter för administrationen att attestera bara en anställds timlistor, och man törs inte ens tänka på hur lång tid avvikelse-behandling på papper tar. Ett digitalt dokumentationssystem automatiserar mycket av arbetet för att spara tid, så att ditt team kan använda tiden på bygge och produktion istället för pappersarbete.
– Vi jobbar mer effektivt, det förenklar löneutbetalningen, samt förbättrar dokumentationen i förhållande till fakturering, säger Karin Sønvisen Bakken i Gøran Romsdal AS.
– SmartDok förenklar vardagen. Vi har central lönekörning och det fungerar utmärkt när all data finns på nätet, säger Ståle Sæther i Consto om de administrativa fördelarna med systemet.
Från papper till digitalt
Att ta steget från att föra timmar, checklistor och maskintimmar på papper till ett digitalt system behöver inte vara så speciellt omfattande. Svenska Kanonaden AB är en av många anläggningsfirmor som de senaste åren har tagit steget fullt ut och införskaffat sig en digital lösning.
– Vi hade tidigare ett penna- och papperssystem där anställda registrerade manuella timlistor, vilket krävde enormt mycket administration, samt att vi saknade spårbarheten. Du kan tänka dig när vi får in flera olika typer av listor från en och samma anställd, så betyder det mycket onödig administration för oss, och inte minst mycket att hålla ordning på för den anställde, säger HR-Manager Sarah Hektor hos Kanonaden.
– Innan SmartDok använde vi oss av transportlistor och timlistor för att samla in data till projektrapportering och lön. Dessa listor skulle sedan lämnas in av den anställde till närmaste arbetsledare, för att sedan levereras till kontoret veckovis. Det blev då åtta separata listor för varje anställd i månaden, och givetvis en stor mängd administration för att behandla dessa, berättar Sarah.
Alltså över 1000 timlistor i månaden att hålla koll på för Kanonaden!
Den digitala tidrapporteringen för med sig mindre avvikelser och ett tätare förhållande till den egna tidsregistreringen för företaget.
– Med SmartDok är timmarna synliga direkt för alla anställda, och det finns ingen risk för att timlistor hamnar hos arbetsledare som sedan glömmer att skickar listorna vidare. Man kan fylla i data när som helst, och det behövs inga skrivblock liggandes på arbetsplatsen, säger hon.
