Förenklar för lön- och personaluppföljning
Ett digitalt system underlättar inte bara för firmans anställda ute på byggarbetsplatsen, utan även för ekonomiavdelningen. Med hjälp av digital dokumentation kan du reducera hanteringen av rapporterade timmar till ett minimum.
Registrering, godkännande och uträkning av både fakturaunderlag och löneunderlag förenklas, och dessutom görs flera olika rapporter lättillgängliga, så som tidsförbruk på projekt.
Förenklar för lön- och personaluppföljning
Ekonomiavdelningar på större åkerier och entreprenader upplever ofta lön- och personaluppföljning som en oorganiserad och ineffektiv process, där tidrapportering manuellt försvårar arbetet betänkligt. Genom ett digital systems översiktliga gränssnitt förenklas detta arbete, och du får även fler fakturerbara poster genom en fullständig lista över resursanvändningen. I tillägg har du möjligheten att överföra timmar till många olika lönesystem.
Med ett digital dokumentationssystem kan ekonomiavdelningen skicka ut sms-påminnelser till de anställda ute på byggarbetsplatsen, vilket snabbar på lönehanteringen. Dessutom finns möjligheten att ändra inrapporterade timmar dagligen, då data kontinuerligt kommer in under arbetsveckan.
– Det bästa är att jag bara behöver klicka fram rapporterna för det jag önskar. Vi har fått de anställda till att snabbare registrera sina timmar och vi har kunnat sammanställa projekt så fort de varit klara, säger Anette Åkerström på Ericson i Lima AB.
En annan stor fördel med ett digital system är att all data är samlad på en och samma plats. Detta gör att du slipper lägga onödig tid på att försöka sammanställa nedskrivna timmar på t.ex post-it-lappar och kan effektivisera din arbetsdag.
– Vi hade tidigare ett penna- och papperssystem där de anställda registrerade timmar manuellt, vilket krävde enormt mycket administration, samt att vi saknade spårbarhet av datan. Du kan tänka dig att när vi får in flera olika listor från en och samma anställd, medför det till mycket onödig administration för oss, säger Sarah Hektor hos Kanonaden Entreprenad AB.
Inget behov för IT-kunskaper
SmartDoks digitala dokumentationssystem förenklar administrationsarbetet för mer än 2500 företag. En av de många fördelarna med den digitala lösningen är att inga krav ställs på ekonomiavdelningens IT-kunskaper. Detta då de anställda ute på byggarbetsplatsen som registrerar timmarna gör jobbet åt dig. Således behöver du bara logga in i systemet och hämta ut den information du behöver.
– SmartDok är ett väldigt enkelt system att använda, och det är enkelt att söka i historiken, vilket är viktigt för oss som arbetar med administration och HR. Det som är mest värdefullt för oss är sättet vi sparar in på administrationsarbete i alla led, och möjligheten till att följa upp projekt, samt de anställdas roll i projekten. I dag är SmartDok vårt underlag för information om projekt, fakturering och lön. Så SmartDok är ett otroligt viktigt system for oss, avslutar Sarah Hektor.
