Det blir nu enklare att registrera timmar för alla som använder vår tidrapportering.

Heeelt fantastiskt!

Så svarade Sarah Hektor, HR-ansvarig på Kanonaden Entreprenad, när vi berättade om vår nya funktion som automatiserar övertid- och OB-beräkningen.

Under många år har entreprenörer -och inte minst löneadministratörerna- slitit sitt hår för att övertid registrerats fel i tidrapporteringen, om den rapporterats alls. De anställda å andra sidan, kämpar med en hektisk vardag och osäkerhet gällande när vilket tillägg som gäller när -att tidrapportera övertid kan lätt bli en trött historia. Nu är dagarna med fel OB, Övertid och andra tillägg över.

Sarah Hektor, HR-ansvarig på Kanonaden Entreprenad.

• Mer automatik i registreringen
• Du kan nu lägga till regler för när ett tillägg eller enhetstillägg automatiskt ska läggas till i tidsregistreringen
• Du kan välja vilka projekt och grupper reglerna ska gälla för, och du kan även välja vilka veckodagar det ska pågå, och under vilken tider.
• Mer korrekt registrering, automatiskt. Det innebär betydligt färre ändringar för löneadministratör
• De anställda behöver inte känna till reglerna för övertid och liknande tillägg; det blir rätt ändå!
• Perfekt för företag med anställda med olika anställningsvillkor och/eller kollektivavtal

1. Innan du kan skapa en regel, måste det relevanta tillägget/ enhetstillägget först finnas aktivt i Företagsinställningar – Löneslag i fliken Tillägg.
2. Gå till sidan Företagsinställningar – Löneslag, välj fliken Regler
3. Tryck på ”+ Ny regel”. Ange ett namn för regeln i rubrikfältet. Status måste vara aktiv om du vill att den ska börja gälla från och med nu. Välj typ, alltså om det är tillägg eller enhetstillägg, och välj sedan vilket tillägg/enhetstillägg det ska gälla i rullgardinsmenyn.
4. Om du fyller i något i fältet ”Antal” är det detta antal som alltid fylls i tidregistreringen, och inte ett antal baserat på antalet timmar/minuter. Har ni t.ex. 1 st arbetsledartillägg per dag, så är det perfekt att skriva en 1 här. Fältet ”Antal” visas endast om du har valt ”enhetstillägg” i rullgardinsmenyn.
5. Projekt: Som standard gäller regeln för alla projekt, men om du bara vill att den ska gälla ett urval av projekt så välj ett eller flera projekt i rullgardinsmenyn.
6. Grupp: Standard är ”Ingen grupp”, dvs regeln tar inte hänsyn till om en anställd tillhör en grupp eller inte. Regeln kommer därför att gälla för alla användare. Om du vill att regeln endast ska gälla för en grupp anställda, välj detta i rullgardinsmenyn. En regel kan gälla alla anställda, eller en grupp.
7. När den gäller: I detta avsnitt specificerar du för vilka tidsintervall och veckodagar regeln gäller.

När regeln är skapad kommer tillägget automatiskt skapas och integreras i tidrapporteringen, så snart en regel uppfylls. Har ni t.ex. en regel för Övertid vardagar efter kl. 18, så kommer en registrering för en torsdag kl 08 – 20 automatiskt få två övertidstimmar registrerade. Användaren får direkt en notis och kan se tillägget i sin registrering och har även möjlighet att manuellt ta bort den.

Poängen med funktionen är att registreringen av tillägg ska gå enklare, att minska administration och ändringar -göra tidrapporteringen mer korrekt. Det är ingen övrig skillnad i systemet, registrerade tillägg kommer se precis likadana ut vid attestering och ev. faktureringstillfällen.

I nuläget har ”Regler” ingen funktion för att välja bestämda datum för ett tillägg. Den har heller inte funktionen att träda i kraft efter ett antal registrerade timmar, t.ex. 40 h på en vecka.