När Väg & Byggnadsgrus på Gotland AB lejde in närmare 100 nya arbetare i ett projekt insåg man att det tidigare sättet att hantera administrationen på var ohållbart.
– Någon tipsade oss om SmartDok och vi insåg snabbt att det var magiskt jämfört med det vi höll på med, säger arbetsledaren Tomas Larsson.
Väg & Byggnadsgrus på Gotland AB har funnits sedan 1952 och är ett mark- och anläggningsföretag som idag har ungefär 50 anställda. Tomas Larsson är en av firmans arbetsledare, men jobbar även bland annat som mättekniker.
– Vi gör det mesta inom markarbeten, men vi gör mycket annat också. Dessutom har vi väldigt mycket maskiner – både grävmaskiner, hjullastare och dumprar men även borrmaskiner och lastbilar och så vidare, berättar Tomas.
Administreringen blev en ohållbar situation
Under en lång tid hanterades det administrativa arbetet manuellt, med arbetsordrar som skrevs med papper och penna. Sedan gick man över till att arbeta i excel, med enklare mallar som fylldes i. När de någon gång i mitten på 2010-talet fick uppdrag inom fibergrävning var de tvungen att ta in mycket extra personalstyrka för att mäkta med.
Det var då de insåg att det gamla sättet att hantera administrationen på inte längre fungerade.
– Vi lejde in någonstans mellan 80-100 arbetare och då blev administreringen en ohållbar situation. Någon tipsade oss om SmartDok och vi insåg snabbt att det var magiskt jämfört med det vi höll på med.
Viktigt att redovisningen blir rätt
I ett företag där det händer mycket och man jobbar med många olika saker är det viktigt att redovisningen blir helt rätt, även när man har mycket att göra och tiden för det administrativa prioriteras ned.
– Om man har ett bra redovisningssystem är det lättare att få betalt för allt man gör. Man missar tyvärr ofta mycket pengar om man inte redovisar helt rätt. Där är SmartDok väldigt hjälpsamt, säger Tomas Larsson.
Lättare att få betalt
Tomas vet att korrekt tidsrapportering är nyckeln till framgång. Om han inte rapporterar sina timmar korrekt kan företaget gå miste om pengar. Tomas är därför mycket noggrann med att rapportera sina timmar, och han är alltid tillgänglig för att svara på frågor.
Lättare att få betalt
Tomas vet att korrekt tidsrapportering är nyckeln till framgång. Om han inte rapporterar sina timmar korrekt kan företaget gå miste om pengar. Tomas är därför mycket noggrann med att rapportera sina timmar, och han är alltid tillgänglig för att svara på frågor.
Kallas för “Mr SmartDok”
För Väg & Byggnadsgrus på Gotland AB har det främst varit tidsrapportering, varuproduktion och varuförbrukning som administrerats. I SmartDok kan de enkelt göra ett fakturaunderlag baserat på arbetstimmar, hur mycket material som har använts och vilka maskiner som varit inblandade i projektet. Det förutsätter dock att alla redovisar på rätt sätt, något Tomas upplever kan vara svårt att få till.
– Sedan starten har jag kallats “Mr SmartDok”, för om någon på mitt projekt inte har redovisat i appen så jagar jag dem tills de gör det. Det är bara för att jag tycker att det är ett otroligt hjälpmedel!
