Är du kund hos GraveTjenesten AS kan du lita på att fakturan stämmer och arbetet är väldokumenterat via SmartDok

På Solneset i Tromsø jobbar GraveTjenesten för fullt med att färdigställa grundarbetet för ett stort bostadsområde som ska innehålla både hus och lägenheter. Uppdraget innehåller ett stort fyllningsjobb i tillägg till att massor ska tas bort, berg ska sprängas och mark jämnas ut.

Samtidigt går vi in i en period på året där vädret kan ge anläggare extra stora utmaningar – i varje fall för de som håller till på den 69:e breddgraden.

Med ett såpass stort projekt är det betryggande för uppdragsgivaren att kunna lita på att arbetet utförs tillräckligt bra och inte minst dokumenteras väl. Här är GraveTjenesten AS bäst i klassen.

På anläggningsområdet på Solneset träffade vi Nina Helene Karlstrøm som har ansvaret för att följa upp KMA i företaget, samt kontroll på att all typ av dokumentation som krävs blir inskickad.

– God dokumentation är viktigt både för både oss själva och uppdragsgivaren så att vi kan utarbeta korrekta fakturor och dokumentera ett bra jobb, berättar Nina.

– Och om det skulle uppstå frågor om utfört arbete eller fakturor, är det enkelt att ta fram dokumentationen i systemet, så att tvister undviks, lägger hon till.

Det är ett utmanande jobb att avlägsna massor i en svårarbetad terräng mitt i ett bostadsområde.
Kvalificerade chaufförer säkerställer att detta görs tryggt.

GraveTjenesten har inarbetade rutiner där arbetet dokumenteras med bilder via SmartDok.

– Alla chaufförer tar bilder av utfört arbete. Bilderna kopplas till korrekt projekt och kan både tecknas och skrivas på innan de skickas in, förklarar Nina.

Bilddokumentation blir bara viktigare och viktigare för företaget som även använder det till underbilaga vid fakturering. Detta sparar företaget mycket efterarbete.

– Med bilddokumentation i SmartDok är det enkelt för oss att detaljerat dokumentera jobbet som är utfört.

Med SmartDok har företaget tillgänglig dokumentation om det skulle dyka upp en reklamation.

– Och inte bara till reklamation, utan SmartDok hjälper oss också med översikt över vad som har använts i form av delar och utrustning, eller om vi behöver påminna oss själva om vad vi har gjort.

– Vi måste leverera enligt de krav som uppdragsgivaren har, och det hjälper systemet oss med att täcka, säger hon.

Bilderna tas i SmartDok och läggs in på korrekt projekt och fördelas på vad för typ av foto som har skickats in, till exempel väg och dike, eller tomt. Bilderna kan både tecknas och skrivas på innan de läggs in systemet. Bilderna innehåller också GPS-data och väginformation.

Företaget startades 1990 (AB 1991) med en grävmaskin och en lastbil. I dag har de 13 anställda, åtta grävmaskiner, tre hjullastare, en dumpare, en vals + andra maskiner.

Med en sådan ökning har det också varit nödvändigt med ett system för att kunna rapportera och ta pulsen på projekten. GraveTjenesten AS digitaliserade sig 2011 och började då använda SmartDok.

– Vi registrerar i dag arbetstimmar, maskintimmar och service, transportlistor och bilddokumentation i SmartDok. I tillägg har vi också en maskinöversikt i systemet.

Men tror du företaget jobbar mer effektivt med hjälp av ett sådant system?

– Vi sparar helt klart mycket tid genom att använda SmartDok. En översiktlig och användarvänlig plattform.

– När man registrerar timmar och skickar in bilder har man det i en och samma app. Utan SmartDoks system hade vi nog haft ett stort arkiv i pappersformat, som hade medfört till försämrad översikt och effektivitet, hävdar Nina.

– Vi har väldigt skickliga maskinförare. Vi är lyckligt lottade som har så duktigt folk bakom spakarna.

Kompetent personal är en klar konkurrensfördel, och inte minst ett absolut måste när man ska få ett så stort projekt som grundarbetet på Solneset i hamn.

Men även skickliga chaufförer kan bli ineffektiva om de i tillägg till att utföra grundarbetet måste jobba i ett tidskrävande och illa tillpassat system.

– Det med att ha ett digitalt system som är användarvänligt så som SmartDok är a och o för att ha en effektiv arbetsvardag både för chaufförerna och för oss på kontoret.

När ett lass med massor transporteras iväg tar chaufförerna hand om registreringen.

– Alla lass med massor här på Solneset som tas ut rapporteras i SmartDok. Det förenklar vardagen mycket, berättar Nina.

Vad händer om ni måste ta in inhyrd personal?

– Det är väldigt enkelt för oss att lägga in extern personal i systemet, och de kommer snabbt igång med registreringen. Systemet är så pass enkelt att lära sig.

Mathias Pedersen är maskinförare i företaget och använder SmartDok dagligen. Just nu är han som de flesta av firmans maskinförare på plats på Solneset för att göra grundarbetet färdigt.

– Systemet är väldigt enkelt att använda. Jag gillar appen starkt, och den gör mitt jobb enklare, säger han.

Både GraveTjenesten och SmartDok är under ständig utveckling. Terje Adriansen som är delägare i firman kan berätta om en exponentiell utveckling i branschen, och om hur man bedriver dokumentering.

– Vi startade med en maskin och en gammal lastbil. Det har hänt mycket sedan dess, berättar han.

– Arbetet har blivit mycket säkrare och inte minst levererar vi mycket högre kvalitet än det vi gjorde tidigare. Ett resultat av en betydande utveckling på både maskiner, chaufförer och dokumentation, berättar han.

– Vi märker också att SmartDok utvecklas hela tiden. Nya funktioner kommer på löpande band, och vi är väldigt nyfikna på det nya dokumentarkivet som blev lanserat för ett tag sedan. Jag tror det kan bli ett väldigt fint supplement till vår verksamhet, lägger Nina till.

– Att kunna dela dokument med de som arbetar ute på projekten, så att de slipper att få dem via e-post eller andra metoder är en stor fördel. Alla har därmed tillgång till dokumentationen som de har behov för. Samtidigt!

Vi i SmartDok är stolta över att ha GraveTjenesten med i teamet. Väldigt stolta.

Vill du också börja använda SmartDok för att få kontroll på dokumentationen? Kontakta oss idag för en gratis demo!