Mer än bara lagring!
Dokumentcenter är din nyckel till struktur och kontroll
Som entreprenör vet du hur snabbt dokument kan staplas på hög: ritningar, avtal, egenkontroller, bilder, KMA-planer, FDV-dokument och certifikat. Utan ett tydligt system riskerar man att viktig information tappas bort eller att fel version används och det kan bli både dyrt och farligt.
SmartDoks Dokumentcenter är utvecklat för bygg- och anläggningsbranschen där struktur, rätt version och enkel åtkomst till dokument är helt avgörande. Det är mer än bara lagring. Du får ett kraftfullt verktyg som ger dig full kontroll och trygghet, oavsett om du bygger vägar, driver projekt eller hanterar maskiner.
1. Skapa en bra struktur för dina dokument
Att dumpa allt i en mapp funkar inte i längden. I SmartDok bygger du upp en tydlig mappstruktur med exempelvis projekt, dokumenttyp eller avdelning, så att alla vet var saker hör hemma.
Exempelvis:
- Projektmappar med undermappar för ritningar, egenkontroller, avtal.
- Maskinmappar med serviceprotokoll, användarmanualer och dokumentation.
- Standardmallar så att alla jobbar likadant i hela företaget.
Resultatet? Mindre letande, färre missförstånd och bättre struktur i vardagen.
2. Ha alltid den senaste versionen av dokumentet
En felaktig ritning på fel plats kan ställa till det ordentligt på bygget. Därför håller SmartDok automatiskt reda på versionerna av dokument. Du slipper tänka på det. Ladda bara upp en ny version av ett dokument, så uppdateras det och tidigare versioner sparas i historiken.
Fördelar med automatisk versionshantering:
- Ingen jobbar med fel dokument.
- Full historik där du ser vem som ändrat vad och när.
- Tydligt strukturerat vid uppvisning av kvalitetssystem eller revision.
3. Rätt dokumentåtkomst för rätt person
Allt ska inte alltid vara öppet för alla. I SmartDok styr du vem som får se och göra vad, enkelt och säkert.
Exempel:
- Fältpersonal ser KMA-dokument men inte avtal.
- Projektledare har full tillgång till projektmappar.
- Maskinansvarig kan ladda upp dokument direkt på en maskinprofil.
Fördelar:
- Mindre risk för fel.
- Enklare att hitta relevant information.
- Uppfyller GDPR och andra krav.
Spana in den nya, fina Hydrema MX17rail!
4. Knyt dokumenten direkt till projekt eller maskin
Det mest värdefulla? Du kan koppla dokumenten direkt till t.ex. ett projekt eller en maskin. Det gör att viktig info är där den behövs – när den behövs.
Exempel:
- En maskinoperatör kan enkelt hitta användarmanualen eller senaste serviceprotokollet direkt via maskinregistret.
- Projektledaren hittar alla ritningar och dokument via projektöversikten i SmartDok.
Effekten? Mindre letande. Färre misstag. Och ett smidigare arbetsflöde.
Med det sagt, vill du ha hjälp att komma igång eller bygga en smart struktur för ditt företag? Vi hjälper dig gärna.
