Korrekt tidrapportering och lönehantering med SmartDok – be om demo och pris idag!

I bygg- och anläggningsbranschen använder fortfarande många företag sig av manuella dokumentationssystem. Arbetstimmar, maskintimmar och avvikelser dokumenteras på diverse formulär och listor, som i sin enklaste form kan vara gula post-it-lappar. Pärmar med listor och formulär samlas sedan ihop från företagets olika projekt och lämnas sedan över till företagets ekonomiavdelning.

Ett sådant manuellt system är oerhört tidskrävande: att samla in, transportera och överföra informationen till ett excel-dokument slukar många arbetstimmar. Timmar som med ett digitalt system istället kunde ha varit värdeskapande.

Inge Mardahl håller upp verktyget som gör vardagen enklare. Här står han tillsammans med maskinföraren Tor Dalen, som har varit med på hela firmans resa, från manuell till digital projekthantering.

Mardahl Maskin har sedan övergången till ett digitalt dokumentationssystem märkt av den stora skillnaden.

– Med hjälp av SmartDok sparar vi mycket tid och har kontroll på dokumentationen, då all data är samlad på en och samma plats. Ekonomiskt sett sparar vi in åtminstone 1-2 heltidstjänster genom användning av SmartDok, säger Inge Mardahl hos Mardahl Maskin.

Även Janis Matisons, hos Matisons Enterprise, pekar på tidsaspekten som en av de stora fördelarna med ett digital dokumentationssystem:

– Ett av våra tidskrävande problem var arbetsrapporter och att knyta tiden till projekten. Tack vare SmartDok är det löst. SmartDok har skapat en fantastisk produkt och det är så lätt att ersätta den gamla skolans administrationssystem.

VD Janis Matisons har full kontroll över företagets projekt från sitt Stockholmskontor. Bra system och begåvade medarbetare är nyckeln.

Godkännande av timmar och fakturering är tidskrävande för ett byggföretag. Varje arbetstimme ska dokumenteras: var den producerats, på vilket projekt, och vilken typ av arbete som har utförts. Således är effektiva attesteringsrutiner ett måste för att inte värdefull tid ska gå till spillo i onödan.

– I dag attesterar vi i snitt ett manår på en och en halv timme. Då har vi klargjort lönekörningen och skickat över fakturaunderlag till kunden. Något vi inte hade klarat utan SmartDoks tidrapporteringsmodul, förklarar Mardahln.

En stor fördel med ett digitalt dokumentationssystem kontra ett manuellt är att data snabbare kan inhämtas. Med hjälp av maskiner och service-modulen får företaget en bättre översikt och ökad kontroll över sina maskiner.

– Innan vi började använda SmartDok var allt manuellt. Om vd:n undrade hur många timmar vi hade sålt på en specifik maskin, var vi tvungna att börja bläddra i pärmarna. En mardröm som fort kunde ta en halv dag, bara för att leta upp datan! Om vi jämför det med användningen av SmartDok i dag, så kan vi som exempel ta fram data på hur mycket olika maskiner har gått de senaste åren. Detta gör vi på minuten med SmartDok, säger Mardahl avslutningsvis.

Byggbranschen är en bransch med ovanligt många riskfaktorer. Oönskade händelser och avvikelser kan inträffa när, och var som helst: personskador, nästanolyckor, avsaknad av skyddsutrustning, bristfällig lastsäkring, materiella skador eller andra händelser. Situationen ska dokumenteras, rapporteras och analyseras så snabbt, och så effektivt som möjligt.

Många byggföretag använder sig fortfarande av manuella system för hanteringen av avvikelser. Det är omständigt och tidskrävande. Med KMA/Dokumentation-modulen kan samtliga formulär som tidigare har förts manuellt digitaliseras. Mindre administrativt arbete, samt snabbare och bättre översikt, bidrar kort och gott till att säkerställa en trygg och hållbar arbetsmiljö.

– KMA/Dokumentation-modulen inger en trygghet i att du har det du behöver i form av dokumentation, om det skulle uppstå en situation. Det är även ett nyttigt verktyg för företaget internt. Man kan lära av egna fel, och vidta nödvändiga åtgärder, säger Steffen Nerdal, vd för SmartDok AB.