Att komma igång med ett nytt system för administrationen kan kännas överväldigande, men vi på SmartDok håller er hand längs vägen och ser till att ni snabbt kommer igång och får en så bra start som möjligt. Här berättar vår Customer Success Manager Carl Lilja om hans bästa tips och råd till nya SmartDok-användare!

SmartDok är ett komplett projektverktyg som enkelt kan anpassas med olika moduler för att passa just ert företag och era behov.

De vanligaste modulerna hjälper till att hantera tidrapportering för att kunna betala ut löner och fakturera, men vi har också moduler för maskiner, KMA-dokumentation, materialhantering, dokumenthantering och planering – med mera!

Här kan du läsa mer om våra olika moduler och hitta de som passar er bäst.

– Ett bra tips är att prioritera. Många är väldigt engagerade och taggade på att komma igång, vilket är väldigt roligt, men det är oftast bra att bestämma vad man ska fokusera på och komma igång med först.

Diskutera ihop er innan vårt första möte och bestäm er för vad som är “Need to have” och “Nice to have”, då blir det enklare att urskilja vad vi ska fokusera på och vad vi ska komma igång med först. SmartDok är ett system att växa i så ha inte för bråttom att komma igång med allt på en gång.

Carl hjälper kunder att få värde från SmartDok från dag ett. Här sitter Carl i ett onlinemöte med en kund som precis köpt SmartDok.

– Jag kan hjälpa till med de flesta tekniska frågor om appen och systemet, men ett vanligt problem som jag inte kan lösa är när det kommer till hur kunden i fråga själva vill lägga upp hur de till exempel tar betalt för saker.

I SmartDok finns flera olika alternativ som går att anpassa beroende på hur kunden arbetar. När man till exempel ska ta betalt för en maskin, ska bränslet ingå då? Ska personalkostnaden ingå eller ska den bakas in i maskinpriset? Det är frågor som jag inte kan svara på och där det lätt kan uppstå en diskussion i mötet som tar onödig tid från kundens onboarding.

Mitt råd där är att diskutera igenom alla sådana saker innan vi ses för att ni ska vara överens om hur ni vill ha det.

– Det brukar vara väldigt blandat, allt ifrån att de slipper stressa för att lämna in fysiska tidrapporter på kontoret till att de har en bättre struktur och kontroll i appen.

Jag hade senast igår en kund som berättade att han tidigare hade tio olika anteckningsböcker där han skrev ner olika administrativa uppgifter och han var så glad över att vi hade lyckats digitalisera allt pappersarbete. Inga fler fysiska lappar!