Hur ser man till att administrationsarbetet inte slukar onödiga arbetstimmar, som istället hade kunnat läggas på grävning? Kristoffersen AS har löst det dilemmat med digital dokumentation.

– Jag är inte en person som gillar att jobba med dokumentation, men efter att vi fick SmartDok har jag fått en annan inställning till det. Nu har vi KMA, checklistor, tidrapportering och transport i ett system, säger vd Sven Andre Kristoffersen hos den norska maskinentreprenaden Kristoffersen AS.

– Ett jättelyft på alla sätt, och jag rekommenderar det till alla jag träffar i branschen, tillägger han.

Kristoffersen AS grundades 2012 och är en maskinentreprenad som utför uppdrag inom grävning och transport, där kvalitet och god uppföljning genomsyrar verksamheten. De har idag 10 anställda och äger en betydande maskinpark.

Anläggningsarbetare Kevin Burud registrerar data i SmartDok dagligen, och tycker vardagen har blivit enklare med digital dokumentation.

Ett företag i tillväxt upptäcker snabbt att mängden dokumentation ökar snabbare än antal uppdrag, och innan man vet ordet av går mycket av tiden som skulle lagts på grävning till att registrera KMA,timmar och transportlistor.

– Vi blev rekommenderade SmartDok av ett företag vi samarbetar en del med. De berömde systemet så pass mycket att jag var tvungen att ringa SmartDok och höra om de kunde komma ut och visa oss en demo.

– SmartDoks kundkonsulter besökte oss i slutet av 2018, och vi blev väl kunder med en gång efter att ha testat demon.

Det som tidigare upplevdes som arbete som gick ut över produktionen, blev till produktiv tid.

– Vi har nu full kontroll, och använder mycket mindre tid på att dokumentera timlistor, HMS och varutransport. Uppföljning och efterkalkyler har även de blivit betydligt bättre både för oss och för kunden, berättar Sven Andre.

Sven Andre grundade företaget 2012, och var då den enda anställda.

– Påsken 2012 köpte jag en använd hjulgrävare, som jag körde för Veidekke.

Men ledig tid i helgerna öppnade möjligheten för att starta eget.

– Jag förvärvade en liten grävmaskin, som jag använde till att gräva med i helgerna. Till slut blev efterfrågan så stor att jag slutade att gräva för Veidekke, och enbart koncentrerade mig på att täcka förfrågningarna som kom på mina egna tjänster, berättar Sven Andre.

– Sedan dess har det bara ökat och ökat. Mer anställda, fler maskiner. I dag är vi 10 anställda, och har bland annat två lastbilar, två hjullastare och åtta grävmaskiner.

Kristoffersen AS har som de flesta entreprenader anställda i alla åldrar, och myten om att de äldsta medarbetarna varken kan eller önskar att dokumentera digitalt stämmer inte i det här fallet.

– Till exempel har jag två karlar hos mig som är av det lite äldre gardet, och som inte är jättefan av att sitta med mobilen. Den ena är polack, och pratar dålig norska, men hanterar trots det SmartDok utan problem.

– Ingen av de två har problem med att använda SmartDok. Att registrera timmar, checklistor, ja all dokumentation, är enkelt!

Sven Andre drar fram ett exempel på masstransport.

– På ett projekt vi jobbar med vid Drammen Sjukhus, går chauffören enkelt in i SmartDok och registrerar lasten. Var, när, samt var han tippar lasten. Då visas detta i dokumentationen till projektet, som också medför till ett enklare jobb för oss som ska fakturera.

– Är det mindre uppdrag där det bara är tal om en last, har vi ordnat det enkelt i SmartDok med att skapa ett eget småuppdrag-projekt som är enkelt att hålla översikt över.

– Kunden mottar sedan fakturan via e-post med bifogad korrekt massa, timmar, tidspunkt och platsen där arbetet utförts.

Tror du att du sparar tid och pengar?

– Ja utan tvivel.