Hur kan man koppla timmar till specifika kostnadsställen?

Att koppla tidrapporter till rätt kostnadsställe och projekt är avgörande för att ha kontroll över ekonomi, lönsamhet och fakturering. För företag inom bygg, anläggning och entreprenad kan felkopplade timmar snabbt leda till tappade marginaler och onödigt administrativt arbete.

Ett kostnadsställe kan vara en specifik del av ett projekt, till exempel markarbete eller montage. När du registrerar tid i SmartDok kopplar du samtidigt tiden till rätt information, vilket säkerställer att kostnaden hamnar rätt från början.

I samband med tidrapporteringen anger du ofta:

• Projekt
• Utförd aktivitet

Du kan även lägga till maskiner samt registrera materialförbrukning eller produktion direkt i nästa moment. Varje tidsrad kopplas då automatiskt till rätt kostnadsställe i bakgrunden.

Priskatalogen är navet i hur kostnader struktureras. Där skapar du och administrerar:

• Aktiviteter på timpris såsom grävning, borrning, svetsning och planeringsarbete
• Maskiner som debiteras per timme
• Varuförbrukning och varuproduktion
• Lönear­ter och tillägg

När en medarbetare väljer grävning i sin tidrapport hämtas priset automatiskt från grundpriset i priskatalogen. Det säkerställer att varje timme registreras med rätt pris från start, helt utan extra administration.

Har ni däremot ett projekt där grävning ska faktureras till ett annat pris är det enkelt att styra. Ni lägger bara in ett projektspecifikt pris, så tar det automatiskt över. Finns inget särskilt pris angivet på projektnivå? Ja då gäller standardpriset i priskatalogen.

Resultatet är en flexibel men trygg prismodell, där det alltid finns ett “fallback-pris” i priskatalogen.

Föreställ dig ett anläggningsföretag som driver tre projekt parallellt.

En medarbetare arbetar till exempel:

• 4 timmar Schaktning på Projekt A
• 2 timmar Transport på Projekt B
• 2 timmar Intern arbete

Genom att välja rätt tid, projekt, aktivitet och maskin i SmartDok separeras kostnaderna automatiskt.

Projektledaren kan sedan följa upp:

• Hur mycket tid som lagts på varje aktivitet
• Budget och jämföra mot verkligt utfall
• Och identifiera om till exempel Schaktning tar fler timmar än planerat

Utan en tydlig priskatalog eller ett specifikt projektpris hade alla timmar riskerat att hamna i en klump, vilket hade gjort projektuppföljningen osäker. Nu blir det istället enkelt att dels hålla reda på var timmar läggs men även hur kostnaderna ser ut.