Jobbar man smart har man bäst förutsättningar för att möta nedgångstider – och inte minst driva ännu mer lönsamhet i uppgångstider.

Vi i SmartDok har jobbat med digitalisering bygg- och anläggningsbranschen i 13 år. Under denna period har branschen upplevt både uppgång- och nedgångar. Den rådande situation står vi inför en helt ny typ av utmaning som vi aldrig skådat tidigare. Nu mer än någon gång tidigare är situationen väldigt osäker och oförutsägbar.

I den här artikeln förklarar vi varför det är extra viktigt med smarta digitala lösningar just nu, när stora utmaningar ligger framför oss.

Fortsatt är det så att stora delar av branschen inte har digitaliserats. Att använda word och excel är inte lika med att digitalisera, digitalisering handlar om att använda teknologi till att uppnå konkurrensfördelar.

Ett kraftfullt HMS-verktyg via app på mobiltelefonen kan till exempel digitalisera KMA-arbetet.

Varför digitalisera?

Att digitalisera kritiska arbetsprocesser är helt avgörande. För de som fortsatt registrerar sina timmar, maskintimmar, avvikelser, materialåtgång, personallistor, checklistor med papper och penna, innebär det ofta:

• Fysisk inlämning
• Onödig körning/transport för överlämning, tidskrävande och ej miljövänligt
• Fysisk kontakt vid överlämning av dokument, som ger ökad smittorisk
• Sen inlämning medför sen översikt
• Lång behandlingstid
• Tidskrävande att sammanställa data manuellt

Några av fördelarna med att digitalisera är:

• Rapporter och översikter kan genereras mer eller mindre automatiskt
• Insikt i statistik och data ger en översikt som ger bättre beslut
• Möjligheten att jobba var som helst (molnbaserade lösningar), där hemmakontor för administrativa uppgifter möjliggörs på ett helt annat sätt än tidigare
• Att undvika fysiska överlämningar av dokument och listor, bidrar inte bara till snabbare leverans, men också mindre smittorisk

Implementering av nya digitala lösningar kan vara svårt att hitta tid till, men om företaget går mot minskad aktivitet i verksamheten kan detta vara den bästa investeringen du kan göra.

Jobba smartare i nedgångstider

Det är ingen hemlighet att de företag som jobbar smartast, mest effektivt och tar de bästa besluten är de som har bäst förutsättningar för att möta nedgångstider, och inte minst driva ännu mer lönsamhet i uppgångstider.

Ofta är en hektisk arbetsvardag det största hindret för att ta i bruk nya lösningar, man har helt enkelt inte tid, eller rättare sagt man prioriterar annat. För de företag som nu upplever färre uppdrag och minskad aktivitet, ges samtidigt möjligheten till att optimera verksamheten, lägga tid på implementering av nya lösningar och förbättra de processer man har i verksamheten idag. Förr eller senare kommer situationen bli normal igen, och då är det smart att ha använt tiden till att förbättra verksamheten för att stå ännu starkare när aktiviteten sedan ökar igen.

Hemmakontor kan vara väldigt nyttigt att kunna använda när situationen kräver det. I dag jobbar samtliga anställda i SmartDok hemifrån, på grund av Corona-situationen i världen.

Hur löser vi det i SmartDok?

Vi i SmartDok har själva erfarit hur viktigt det är att ha tidsriktiga lösningar som bidrar till en förenklad och mer effektiv arbetsvardag. Vi använder i dag uteslutande molnbaserade lösningar, inklusive:

• Epost og kalender (Google mail/calendar)
• Videomöten (Google meet)
• Upprättning, samhandling och sparande av dokument (G Suite från Google)
• Kommunikation/Chat (Slack)
• Bokföring/fakturering/utlägg (Ecit Expense)
• Tidrapportering och avvikelseregistrering (SmartDok)
• Körjournal (Autogear)

Alla dessa lösningar ger oss möjligheten till att jobba från var som helst, samtidigt som de är lättanvända och värdeskapande.

Bjørn Tore Hagberg är grundare och vd för SmartDok. Han menar att smarta digitala lösningar kan hjälpa oss att stå så starkt rustade som möjligt inför de svåra utmaningar som väntar oss framöver.