Ett välfungerande avvikelsesystem är helt avgörande, men rapporteringen kan vara tidskrävande och processen besvärlig.

Byggbranschen är en bransch med ovanligt många riskfaktorer. Oönskade händelser och avvikelser kan inträffa när, och var som helst: personskador, nästanolyckor, avsaknad av skyddsutrustning, bristfällig lastsäkring, materiella skador eller andra händelser. Situationen ska dokumenteras, rapporteras och analyseras så snabbt, och så effektivt som möjligt.
Men hur?

– Bygg- och anläggningsbranschen önskar ett system för rapportering av oönskade händelser som är enkelt att använda, och som levereras till ett förnuftigt pris. Det har vi nu utvecklat, och levererat, berättar VD/CEO hos SmartDok, Steffen Nerdal.

– Detta ger en trygghet i att du har det du behöver av dokumentation, om det skulle uppstå en situation. Det är även ett nyttigt verktyg för företaget internt. Man kan lära av egna fel, och vidta nödvändiga åtgärder, fortsätter han.

Lösningen ligger i byxfickan

Lagen kräver att arbetsgivare har ett system för att hantera avvikelser. Ett välfungerande avvikelsesystem identifierar vad som har skett, varför det skedde, korrigerar arbetsförhållandet och säkerställer att det inte sker igen.

Med en molnbaserad lösning som SmartDok kan du göra allt direkt från mobilen. Du kan också bifoga GPS-spårade bilder, samt knyta händelsen direkt till ett projekt, eller en maskin. Rapporten skickas direkt till behandlingsansvarig. Då kommer man snabbast möjligt igång med att analysera situationen, och kan vidta åtgärder för att undvika att liknande inträffar på nytt.

Omständigt manuellt system

Många byggföretag använder sig fortfarande av ett manuellt system med penna, papper och arkivering. Det är omständigt och tidskrävande. För den med ansvaret, kan det till och med vara en oöversiktlig mardröm. Ett digitalt dokumentationssystem ger dig möjlighet till att digitalisera samtliga formulär som tidigare har förts manuellt. Allt kan nu föras via en app på mobiltelefonen, eller på läsplatta/PC.

Mindre administrativt arbete, samt snabbare och bättre översikt, bidrar kort och gott till att säkerställa en trygg och hållbar arbetsmiljö.

Den nya formulärbyggaren är full av smarta funktioner och valmöjligheter.
Dessa gör processen med att skapa formulärmallar enklare och mer användarvänlig.

SmartDok har sedan 2007 utvecklat ett digitalt dokumentationssystem för, och i samarbete med, bygg- och anläggningsbranschen. 2018 lanserade de en ny formulärbyggare med en rad nya funktioner och valmöjligheter. En av de nya funktionerna är standardformulär för rapportering av oönskade händelser med möjlighet för behandling och avslut av rapporteringar, samt statistik på rapporterade avvikelser.

Det blev milt sagt bra mottaget.

– Intresset var enormt dagarna efter lanseringen, berättar Nerdal.

HMS/Checklista, som modulen heter, kommer vidareutvecklas. I löpet av året kommer den fyllas med nya funktioner.

– Kvalitetsavvikelser, säkerhetsinspektionskontroll och säker jobbanalys är viktiga delar av det som kommer i modulen. Det är viktigt att ta hand om sina anställda, och ha ett välfungerande och effektivt system för uppföljning internt, avslutar Steffen Nerdal.