Produktchef Mikal Johnsen tror att dokumentcentret kommer att vara navet i dokumentationen för alla SmartDok-kunder i framtiden.

Vi träffade Mikal på hans kontor i Alta i norraste Norge där han och resten av teamet arbetar med utvecklingen av SmartDok. Mikals team heter Team Pulse och ansvarar för bland annat kompetensöversikten , resursplaneraren , Personalliggaren med mera. Men idag ska vi prata med honom om Dokumentcenter.

Modulen lanserades hösten 2021 och har redan använts av över 25% av våra kunder. En produkt som uppenbarligen har mött ett behov.

– Jag tror att dokumentcentret kommer att bli dokumentationsplatsen för projektet.

– Vi arbetar nu med API:et för Dokumenthantering, vilket kommer att kunna ge stora möjligheter både externt och inte minst internt.

– Ett API kan vara viktigt för de som till exempel idag använder Sharepoint, och som vill lagra dokument i Dokumentcenter. Det kommer också att öppna för möjligheten att spara formulär och checklistor i samma lösning. Fundera på vilka möjligheter detta ger när du kontinuerligt kan dela till exempel dokument, bilder, avvikelser med uppdragsgivaren, säger Mikal.

– På så sätt blir dokumentcentret ett nav för all dokumentation i företaget, säger Mikal.

Något du vill påpeka angående produkten Mikal?

– Först och främst vill jag poängtera att dokumentcentret kommer med grundpaketet i SmartDok, det vill säga något man inte behöver betala extra för.

– Dessutom är det viktigt att poängtera att förvaringsutrymmet är relativt stort. Du får hela 30 GB från start, vilket borde täcka även den mest utrymmeskrävande kunden, säger Mikal.

Om man skulle kunna använda upp till 30 GB så är det inga problem att utöka kapaciteten för sin användare.

Även om Dokumentcenter har använts av många företag är det fortfarande i beta. Det gör att modulen är möjlig att använda och kommer att ge värde för kunderna, men att det blir mer funktionalitet i framtiden.

– Att någon fortfarande avvaktar är naturligt. Dokumentcentret är fortfarande i beta, och det finns fortfarande några funktioner som inte har lanserats, och vi samlar kontinuerligt in erfarenhet från kunder som använder det.

Att kunna lagra dokument och göra dem lättillgängliga för användarna blir allt viktigare och Mikal menar att ingen behöver vara rädd för att använda modulen.

– Det finns ingen anledning att vara rädd för att använda den i dag. Den funktionalitet som redan finns kan ge stort värde för alla som vill dela dokumentation, tillägger han.

Många har säkert insett att en PRO-version av produkten också har nämnts.

Vad kommer en sådan version att innehålla?

– Vi tänker oss ännu större lagringsutrymme och versionshantering av filer. Det vill säga, man behöver bara hantera en länk till ett dokument, även efter att dokumentet har uppdaterats.

– Annat som kommer är läsbekräftelse och skapandet av externa användare, säger Mikal.

Vi räknar med att få mer information om detta senare i år.

Så vad kan användarna av modulen förvänta sig i framtiden?

– Det kommer att finnas funktionalitet för att hantera lagringsutrymmet, och bättre möjlighet att exportera filer och mappar. Ladda till exempel ner ett helt projekt för dropbox, drive, onedrive med mera.

Han tillägger att sådant självklart kommer att ingå i grundmodulen.

Andra funktioner är något man undersöker möjligheterna är till exempel godkänd lagring för Office365 eller liknande tjänster.

Mikal kan också avslöja att hans team också undersöker möjligheterna för QR-koder.

– Vi har testat QR-kodfunktionalitet. Du kan till exempel ha en egen QR-kodknapp i systemet där du laddar ner en QR-kod med en färdig länk till dokumentet. Föreställ dig hur lätt det skulle vara för en maskinförare ute på fältet som behöver hitta användarmanualen till maskinen direkt!

Det ska bli spännande att se vad Team Pulse levererar framöver.

Vill du testa Dokumenthantering? Läs mer om det här eller kontakta oss för en demo här!