Avtalsvillkor
för SmartDok

Definitioner

Termer kan också användas i plural, t.ex. ”Parter” eller ”Användare”.

*Dessa villkor ska förstås på samma sätt och tolkas i enlighet med tillämplig Personuppgiftsbiträdesavtal.

1. Allmänna villkor

1.1 Order

1.1.1 Kunden beställer tillgång till Programvaror från SmartDok genom en Order, antingen direkt via telefon, e-post, webbplatser, direktköp i webbutiker, eller genom en Partner till Smartdok genom deras förfarande för att ge Klienten tillgång till Programvaran.

1.1.2 Dessa Användningsvillkor (”TOS” eller ”Användningsvillkor”) är standardvillkor som styr användningen av Programvarorna. Genom att: (i) lägga en Order, (ii) signera en Order eller TOS, eller (iii) klicka på eller markera ”Jag accepterar”, förstår och godkänner Kunden att Kunden ingår ett juridiskt bindande Licensavtal (såsom definierat nedan) med SmartDok som, om inte något annat angetts i Orderbekräftelsen, blir juridiskt bindande när SmartDok utfärdar en Orderbekräftelse. SmartDok är inte bundet av Licensavtalet före det att SmartDok har utfärdat en Orderbekräftelse och kan, efter eget gottfinnande, välja att inte ingå ett avtal med Kunden när som helst före det att Orderbekräftelsen har utfärdats. Det är endast personer med nödvändiga administrativa-, inköps- och representationsrätt för Kunden som kan göra detta. För Demokunder tillämpas de särskilda förfarandena i 2.4.

1.1.3 Följande information kan visas i Orderbekräftelsen och på fakturan, beroende på Programvaran:

Namnet på det SmartDok-bolag som Kunden ingår avtal med.
Programvaran, antalet Användare och Moduler som Kunden har beställt.
Avgifter för de beställda Programvarorna.
Uppsägningsvillkor för prenumerationen eller kundrelationen.
Eventuella ytterligare villkor och tjänster enligt överenskommelse mellan Parterna.

1.1.4 Såvida inget annat skriftligen avtalats utgör Användningsvillkoren och Orderbekräftelsen hela avtalet avseende Programvaran (tillsammans utgörande ”Licensavtalet”). Licensavtalet har företräde vid händelse av att Licensavtalet står i konflikt med något annat avtal som ingåtts mellan Parterna. Andra tjänster från SmartDok eller en Partner, såsom utbildning, implementering eller anpassning, ingår inte i Licensavtalet. Smartdok har rätt att överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt Licensavtalet till en tredje part utan Kundens samtycke.

1.1.5 SmartDok kan ändra Licensavtalet genom att meddela Kunden i enlighet med 1.3.1 och 1.3.2, som tillämpligt. Ändringarna träder i kraft från och med det datum som anges i meddelandet. Kundens fortsatta användande av Programvaran efter det att ändringarna har trätt i kraft utgör Kundens godkännande av ändringarna. Om Kunden motsätter sig ändringarna i Licensavtalet, kan Kunden säga upp Licensavtalet i enlighet med 4.6.1. Den senaste versionen av Användningsvillkoren finns alltid tillgänglig på https://smartdok.se/tos/.

1.2 Avgifter

1.2.1 Kunden förbinder sig till att inom rätt tid betala Avgifterna till SmartDok i enlighet med Orderbekräftelsen och, vid var tid, gällande prislista som är tillgänglig online eller i Programvaran.

1.2.2 Om inte annat uttryckligen avtalats skriftligen (ex. i punkterna 1.4.4 och 1.4.5), ska alla Avgifter betalas senast det datum som anges i den aktuella fakturan och är inte återbetalningsbara, utan återbetalning för oanvända transaktioner, Användare, Programvara eller återstående dagar i Prenumerationsperioden. Detta gäller såvida inte tillgängligheten av Programvaran har minskat avsevärt av skäl som uteslutande orsakats av SmartDok. Smartdok kan efter eget gottfinnande och som enda kompensation till Kunden, erbjuda Kunden en rimlig återbetalning för Avgifter som har uppkommit under perioden med minskad tillgänglighet.

1.2.3 Avgifter är exklusive alla skatter, avgifter och tullavgifter. Om inget annat överenskommits kommer SmartDok att lägga till tillämplig mervärdesskatt (moms) på fakturan.

1.2.4 SmartDok förbehåller sig rätten att ändra Avgifterna och/eller avgiftsmodellen, med tre månaders föregående meddelande i enlighet med punkt 1.3.1 högst två gånger per år för varje enskild Programvara, med en månads föregående meddelande om en underleverantör har ökat sina priser gentemot SmartDok. Vidare har SmartDok rätt att årligen höja priserna i enlighet med utvecklingen av allmänna pris- och kostnadsnivåer utan föregående meddelande gällande från den 1 januari varje år.

1.2.5 Vid utebliven betalning eller försenad betalning av Avgifter från Kunden förbehåller sig SmartDok rätten att avbryta Kundens tillgång till Programvaran eller begränsa Kundens tillgång till skrivskyddat läge och att debitera dröjsmålsränta i enlighet med tillämplig lag, och skicka obetalda fakturor till inkasso. Om situationen inte löses inom rimlig tidsperiod förbehåller sig SmartDok rätten att säga upp Kundens nyttjanderätt till Programvarorna, jmf 4.6.

1.3 Meddelanden

1.3.1 Information om nya funktioner, prisändringar eller planerat underhåll kommer att levereras inuti Programvaran, på Programvarans webbplater, online-community eller via e-post.

1.3.2 Meddelanden om Orderbekräftelser, avtalsändringar (utöver sådana ändringar som anges i 1.3.1), information av särskild betydelse, säkerhet eller integritet, kommer att skickas till Kundens e-postadress.

1.3.3 Kunden är ansvarig för att alltid tillhandahålla uppdaterad kontaktinformation, inklusive en primär e-postadress.

1.3.4 Alla meddelanden anses vara meddelade med omedelbar verkan när de skickas per e-post eller post av SmartDok.

1.4 Programvaran

1.4.1 Kunden köper en nyttjanderätt och är garanterad åtkomst till Programvaran så som den görs tillgänglig online av SmartDok eller installerad på Kundens datorer i enlighet med dessa Användningsvillkor. Programvaror installerade på Kundens datorer kan innehålla inbäddade online-komponenter och Programvara. Kunden äger inte rätt att bakåtkompilera, dekompilera, demontera eller på annat sätt försöka härleda källkod från Programvaran eller någon del därav.

1.4.2 SmartDok tillhandahåller kostnadsfritt operativt stöd för inloggnings- eller kontoproblem eller fel avseende Progamvarorna. Ytterligare support, såsom användarutbidlning, rådgivning eller implementering, kan köpas separat från SmartDok eller en Partner.

1.4.3 Programvarorna levereras i ”befintligt skick” som standardprogram, utan någon uttrycklig eller underförstådd utfästelse eller garanti av något slag. Kunden får när som helst tillgång till att använda de Programvara online som de tillhandahålls, sådan Programvara är inte beroende av någon särskild version eller publikationer eller material. När Programvaror installeras på Kundens datorer är Kunden ansvarig för att använda en version av Programvaran som stöds.

1.4.4 SmartDok förbehåller sig rätten att göra förbättringar, lägga till, ändra eller ta bort funktioner eller korrigera eventuella fel eller utelämnanden i Programvarorna efter eget gottfinnande och utan att detta innebär någon form av skyldighet eller ansvar. För det fall att en ändring avaktiverar funktioner som utgör en väsentlig del av Programvaran på ett permanent sätt eller under en period av mer än två månader, har Kunden rätt att säga upp prenumerationen enbart av den berörda Programvaran och begära en proportionell återbetalning för eventuella återstående Avgifter som betalats i förskott för den berörda Programvaran.

1.4.5 SmartDok förbehåller sig rätten att upphöra med att tillhandahålla någon Programvara, helt eller för en viss marknad, med tolv månaders föregående meddelande, om inte den avvecklade tjänsten orsakades av force majeure-omständigheter som beskrivs i punkt 4.4, då kortare uppsägningstider kan gälla. Kunden har rätt till en proportionell återbetalning för eventuella Avgifter som betalats i förskott för tidsperioden efter avvecklingen. Kunden måste sluta använda programvaran efter meddelande om avvecklingen och har inte rätt att göra några ytterligare anspråk mot SmartDok.

2. Nyttjanderätt

2.1 Kund

2.1.1 Förutsatt att Kunden efterlever Licensavtalet beviljas Kunden och dess Närstående Bolag (om de Närstående Bolagen omfattas av Orderbekräftelsen) en Begränsad Licens att få åtkomst till och Använda Programvarorna, enbart för Intern Affärsverksamhet. För Redovisningsbyråer och Klienter, vänligen se 2.2.

2.1.2 Kunden är ansvarig för lagenligheten av Användaråtgärder och användaradministration, integration av tredje part och för Kunddata. Kunden äger inte rätt att överföra, och åtar sig att säkerställa att Användare, samt alla andra tredje parter som Kunden ansvarar för, inte överför, skadlig kod, olagliga data eller virus till eller i Programvaran, eller använder Programvaran i strid med lag eller i strid med detta Licensavtal.

2.1.3 Användarkonton är för enskilda, namngivna personer, och kan endast tilldelas tredje part som utför normal användning av Programvaran för Kundens räkning, såsom revisorer, bokförare och konsulter.

2.1.4 Kunden ska inte dela användarnamn och lösenord till användarkonton med någon tredje part utan skriftligt godkännande från SmartDok.

2.1.5 Till undvikande av missförstånd får Kunden, dess Närstående bolag eller andra tredje parter som Kunden ansvarar för inte överlåta eller överföra några rättigheter eller skyldigheter enligt Licensavtalet, inklusive den Begränsade Licensen till Programvaran, till någon person, helt eller delvis, inklusive i samband med fusioner, delning eller konkurser eller till Kundens intressenter, utan föregående skriftligt godkännande från SmartDok.

2.2 API

2.2.1 Förutsatt att Kunden efterlever Användningsvillkoren beviljas Kunden en Begränsad Licens att Använda SmartDok API:er för att integrera programvaruapplikationer som inte är från SmartDok med Programvarorna (Integrerad Applikation).

2.2.2 Användning av SmartDok API förutsätter aktivt godkännande av ytterligare villkor och tillgängliga Partneravtal, och uppdateras regelbundet på https://api.smartdok.no/swagger/ui/index och liknande webbplatser som meddelats av SmartDok till Kunden. API:erna ägs helt av SmartDok och tillhandahålls ”i befintligt skick” utan några garantier avseende tillgänglighet, drifttid, kvalitet eller anpassning till Kundens eller utvecklarens behov eller krav, och Kunden ansvarar på egen hand för eventuell skada som uppstår genom dess användning. SmartDok kan efter eget gottfinnande och när som helst efter ett rimligt föregående meddelande återkalla och avsluta den Begränsade Licensen till Smartdok API.

2.3 Demokund

2.3.1 Kunden beviljas en Begränsad Licens till Användning av Programvaran för vilken Kunden registrerade sig för ett trial-konto/demoversion, för en begränsad tid endast för att utvärdera Programvarornas lämplighet för Kundens Interna Affärsverksamhet och alltid i enlighet med Användningsvillkoren.

2.3.2 Om inte något annat har avtalats skriftligen, påbörjas provperioden när SmartDok utfärdar Orderbekräftelsen och den fortlöper under den period som har avtalats skriftligen i samband med registrering. Om Parterna inte har kommit överens om en provperiod i samband med trial-registrering, äger SmartDok rätt att avsluta provperioden och återkalla den Begränsade Licensen tre veckor efter det att Orderbekräftelsen har utfärdats.

2.3.3 Utan att det påverkar tillämpningen av punkt 3 kommer Kunddata som behandlats under provperioden att raderas efter provperiodens utgång, såvida det inte anges i registreringsformuläret att Kunddatan kan överföras till ett ordinarie kundkonto som Kunden köpt och betalat för.

Användning av Data

3.1 Vid användning av Programvarorna kommer Kunden, Användare, Klienter och andra tredje parter som använder Programvaran för Kundens räkning, inklusive dess Närstående bolag om så är fallet, lägga in Kunddata i Programvaran och generera Användardata, kollektivt kallade Data. Data kan innehålla både Personuppgifter och uppgifter som inte är Personuppgifter. För ytterligare information avseende SmartDoks personuppgiftsbehandling, se punkt 4.

3.2 Data består av:

a) Teknisk information och trafikdata (Användardata) såsom typen av operativsystem, webbläsartyp, enhet, tangentbordsspråk och IP-adress;

b) Aggregerade kund- eller användargenererad data (Användardata) såsom sidvisningar, klick, inaktivitet, varaktighet av session, antal skickade fakturor, registrerade utgifter, skapade bokföringsår, lösenordsåterställningar, kontexten och innehållet i supportärenden, chattkonversationer, säkerhetsincidentloggar etc; och

c) Produktionsdata (Kunddata) såsom bilder, filer och eventuell data inlagd av Kunden i Programvaran som ett led i att använda Programvaran.

3.3 Kunden ger härmed SmartDok och dess Närstående bolag en icke-exklusiv och överlåtbar rätt att få tillgång till och använda Data för följande syften:

a) Förbättring av Programvara och användarupplevelsen, till exempel genom att samla in och analysera användningsmönster, och behov som uppmärksammats av Användare, Kunder och Klienter, vilket möjliggör individuella eller skräddarsydda användarpreferenser, exempelvis genom att erbjuda ytterligare relevanta moduler eller tjänster kopplade till Programvaran baserat på användningsmönster, genom att föreslå mer effektiva sätt att använda Programvaran genom att analysera användningen av Programvaran eller på annat sätt förbättra Programvaran och des funktioner.

b) Allmän marknadsföring och visa relevant information, till exempel för kompletterande eller värdeskapande Programvaror eller nya funktioner, för att inte tillhandahålla marknadsföring för Programvaror som Kunden redan prenumererar på och tillhandahålla relevanta marknadsuppdateringar eller information inom Programvaran för att utbilda Kunder och Användare.

c) Säkerhet och relaterade syften, till exempel genom att analysera session- och inloggningsdata, incidentregister och liknande för att förhindra, utreda och dokumentera säkerhetsproblem och incidenter och förbättra säkerheten för Programvarorna.

d) Statistik och forskning, till exempel genom att analysera antalet och tendenser för fakturor, betalningar eller utgifter etc. som går igenom våra Programvaror, inklusive Programvaran, och använda sådan aggregerad och anonym statistik i allmän marknadsföring och rapportering, och som ett led i att skapa värdeskapande Programvaror såsom ytterligare moduler, funktioner eller tjänster kopplade till Programvarorna.

e) Efterlevnad. SmartDok kan använda Användningsdata för efterlevnadssyften, till exempel genom att logga när en Kund accepterar Användningsvillkoren, kompletterar kundkännedomsinformation eller kreditupplysningar i enlighet med tillämplig lag eller som en del av driften av SmartDoks säkerhetsprogram.

f) Avtalsförpliktelser. SmartDok har rätt att använda Data för att uppfylla sina avtalsförpliktelser gentemot Kunden.

3.4 SmartDok kan även använda relevant information från offentliga eller kommersiellt tillgängliga källor och register och kombinera sådan information tillsammans med Data som beskrivs ovan.

3.5 I den utsträckning Personuppgifter är en del av Datan, åtar sig SmartDok att behandla sådana Personuppgifter, med beaktande av de krav som uppställs i dataskyddsavtalet i punkt 4, om SmartDok är Personuppgiftsbiträde för dessa Personuppgifter. I den utsträckning Personuppgifter är en del av sådan Databehandling ska de inledningsvis anonymiseras eftersom identifiering av namngivna enskilda användare sällan är av någon relevans för dessa ändamål. Om anonymisering inte är möjlig, på grund av tekniska eller praktiska skäl, ska SmartDok vidta alternativa kompensatoriska åtgärder för att förstärka skyddet, med beaktande av de krav som uppställs i villkoren för Databehandleravtalen.

3.6 SmartDok kan komma att dela Data med dess Närstående bolag, leverantörer och Partners för att leverera Programvarorna och uppfylla de syften som beskrivs i punkt 3.3, inklusive att erbjuda ytterligare moduler, tjänster och tillägg, serviceförbättringar och efterleva rättigheterna och skyldigheterna i Användningsvillkoren. Data kan delas med tredje part som en del av ett kommersiellt samarbete knutet till Programvarorna, till exempel för att utveckla och erbjuda ytterligare moduler eller tillägg till Programvarorna.

3.7 SmartDok kommer endast att dela Data med myndigheter eller andra tredje parter i följande situationer:

a) för att efterleva lag eller förordning, eller för att bemöta en juridiskt bindande begäran såsom ett domstolsbeslut eller stämning;

b) för att leverera Programvaran enligt dessa Användningsvillkor;

c) för att undersöka eller förhindra säkerhetsrisker eller bedrägeri; eller

d) en omorganisation, fusion, försäljning eller förvärv av SmartDok, helt eller delvis, där Konfidentiell information kan komma att lämnas ut till andra företag i SmartDok-koncernen, eller till potentiella köpare och betrodda rådgivare, som iakttar de skyldigheter som anges häri genom att ingå ett sekretessavtal.

3.8 SmartDok kommer omedelbart att meddela Kunden om begäran från statliga myndigheter om utlämnande av Data, såvida inte ett sådant meddelande är förbjudet enligt lag eller ett sådant meddelande hanteras av de statliga myndigheterna på egen hand.

3.9 SmartDok har rätt att kompilera, insamla, kopiera, ändra, publicera, överlåta, sammanfoga med annan data och på annat sätt använda anonymiserad och aggregerad data som genererats av eller baserats på Data såväl under avtalsperioden som efter avtalets upphörande med Kunden.

4. Stödjande villkor

4.1 Sekretess

4.1.1 Varje Part kan lämna eller erhålla information från den andra Parten som rimligen bör förstås vara patentskyddad, konfidentiell eller konkurrenskänslig (”Konfidentiell information”). Parterna ska hålla Konfidentiell information i förtroende och vidta rimliga åtgärder för att skydda den andra Partens Konfidentiella information och inte avslöja den för tredje part om den inte har godkänts av den andra Parten att göra det, eller om det krävs enligt tvingande bestämmelser i lag eller förordning eller till följd av domstolsbeslut.

4.1.2 Konfidentiell information inkluderar inte a) information som mottagaren kan visa var i mottagarens besittning eller kunskap innan denne ingick Användningsvillkoren; b) är eller blir offentligt tillgänglig utan mottagarens fel; c) tas emot av mottagaren från en tredje part utan tystnadsplikt; eller d) utvecklas självständigt av mottagaren.

4.1.3 SmartDok kan komma att lämna ut Konfidentiell information till Närstående bolag, Partners, underbiträden eller underleverantörer i den utsträckning som krävs för att tillhandahålla Programvarorna enligt Användningsvillkoren. Den Konfidentiella informationen kan också delas för de ändamål som nämns i punkt 3.6.

4.1.4 De sekretessförpliktelser som anges i denna punkt 5.1 upphör att gälla tre år efter att Licensavtalet upphört att gälla, om inte annat föreskrivs i lag eller förordning.

4.2 Immateriella rättigheter

4.2.1 SmartDok, eller dess licensgivare i förekommande fall, är ägare till och behåller äganderätten till Programvarorna och alla relaterade Immateriella Rättigheter i och för Programvaran samt alla andra tjänster som tillhandahålls i Användarvillkoren, inklusive alla Immateriella Rättigheter som härrör från SmartDoks behandling av Data. Med undantag endast för de Begränsade Licenser som uttryckligen beviljats Kunden enligt Licensavtalet utgör inget i Licensavtalet en överlåtelse av, eller licens till, någon Immateriell Rättighet från SmartDok eller dess licensgivare till Kunden.

4.2.2 Om immateriella rättigheter från en tredje part är en del av programvarutillhandahållandet (”Tredjepartskomponenter”) omfattas sådana Tredjepartskomponenter också av tjänstevillkoren, såvida inte separata villkor tillhandahålls och i sådana fall ska licensvillkoren för Tredjepartskomponenten ha företräde. Om Tredjepartskomponenten är öppen källkod ska Programvaran, med undantag för Tredjepartskomponenten, under inga omständigheter anses vara öppen källkod eller offentligt tillgänglig programvara. Om en Tredjepartskomponent kräver att Smartdok tillhandahåller licens och/eller erkännande av upphovsrätt kommer detta att finnas tillgängligt från rutan ”Om” i Programvaran eller Programvarudokumentationen.

4.2.3 I den utsträckning SmartDok inte redan har exklusiv äganderätt till detta, överlåter Kunden härmed oåterkalleligen och permanent till SmartDok det världsomspännande, fullt betalda och royaltyfria ägandet av: (i) anonymiserade och aggregerade Data; och (ii) alla rättigheter, äganderätter och förfoganderätter, inklusive Immateriella Rättigheter, i och till, alla applikationsprogrammeringsgränssnitt som tillgodoser integrationen av Programvaran med andra plattformar eller programvara, och annan utveckling som är utformad för att underlätta interaktionen mellan de två, om inte enbart utvecklad och implementerad av Kunden. Det föregående inkluderar rätten att använda, ändra och vidare tilldela sådana rättigheter, äganderätter, förfoganderätter, innehåll och information.

4.2.4 I händelse av intrång i immateriella rättigheter kan SmartDok eller dess licensgivare vidta alla rimliga åtgärder för att skydda sina intressen enligt vad som är möjligt enligt lag.

4.2.5 Kunden, eller dess Klienter, beroende på vad som är tillämpligt, är ägare till Kunddata och immateriella rättigheter i och till Kunddatan.

4.3 Garantier

4.3.1 SmartDok ska vidta affärsmässigt rimliga åtgärder för att säkerställa att Programvarorna i allt väsentligt fungerar enligt beskrivningen i Dokumentationen under Prenumerationsperioden, förutsatt att den är korrekt konfigurerad (inklusive Kundens val av webbläsare) och uppdaterad till en version som stöds. Versioner som stöds kan skilja sig åt och är tillgängliga från Programvarudokumentationen. Kunden samtycker till att Programvarorna och leveransen inte kommer att vara helt felfri och att programvaruförbättring är en kontinuerlig process.

4.3.2 SmartDok garanterar inte att Programvarorna kommer att uppfylla Kundens krav, fungera korrekt med Kundens val av utrustning, system eller inställningar, installation, konfiguration, modifieringar, plugins eller integrationer som inte utförs eller kontrolleras av SmartDok, eller om de levereras över internet, vara oavbrutna. SmartDok ansvarar inte för internet, internetleverantörer eller Kundens internetanslutning.

4.3.3 Om Programvarorna inte fungerar i enlighet med den begränsade garanti som anges i denna punkt 5.3, ska SmartDok korrigera bekräftade fel eller defekter i Programvarorna på egen bekostnad. ”Bekräftade fel eller defekter” avser fel eller defekter som kan reproduceras av SmartDok och/eller bekräftas via SmartDoks supportkanaler, och som inträffar under Prenumerationsperioden. SmartDok kan välja att ersätta Programvaran eller funktionaliteten istället för att utföra en korrigering.

4.3.4 Om det bekräftade felet eller defekten är av väsentlig natur, vilket innebär att Kundens förmåga att använda Programvaran avsevärt minskar, och SmartDok inte korrigerar bekräftade fel eller defekter eller ersätter Programvaran inom rimlig tid, jfr 4.5.3, kan Kunden säga upp Licensavtalet till den berörda Programvaran. I ett sådant fall har Kunden rätt till en proportionell återbetalning för eventuella Avgifter för den återstående Prenumerationsperioden för den berörda Programvaran, från och med månaden efter det att SmartDok verifierat felen eller defekterna.

4.3.5 Med undantag för vad som uttryckligen anges häri har Kunden inte rätt att rikta några krav mot SmartDok.

4.3.6 Länkar till webbplatser som inte kontrolleras av SmartDok och som visas i Programvaran, tillhörande webbsidor eller dokumentation tillhandahålls endast för enkelhetens skull. SmartDok ansvarar inte för sådana webbplatser.

4.4 Ansvarsskyldighet

4.4.1 SmartDok ansvarar inte för Kunddata, inklusive dess innehåll, ägande och legitimitet, och inte heller för Användning eller andra aktiviteter som utförs på Kunddata av Kunden.

4.4.2 SmartDoks ansvar är begränsat till direkta skador. SmartDok ansvarar inte för indirekta, tillfälliga, följande, straffande eller särskilda skador, inklusive men inte begränsat till utebliven vinst, intäktsförlust, förlust av verksamhet, förlust av Data, förlorade besparingar, fordringar från tredje part, förlust av goodwill etc.

4.4.3 Det totala ackumulerade ansvaret för SmartDok under Prenumerationsperioden ska totalt inte överstiga ett belopp motsvarande 12 månaders Avgifter för den berörda Programvaran omedelbart före den händelse som ger upphov till ansvar.

4.4.4 Ingen av Parterna ska hållas ansvarig för förseningar eller bristande prestanda som uppstår till följd av force majeure, inklusive jordbävning, upplopp, arbetskonflikt, pandemier, snabb eller ny tillfällig lagstiftning som berör internet, statliga sanktioner eller EU-sanktioner och andra händelser som på liknande sätt ligger utanför Parternas kontroll. Cyberattacker som SmartDok inte har kunnat förhindra med rimliga åtgärder betraktas som en force majeure-händelse. I händelse av att lagstiftning, direktiv eller förordningar ändras snabbt, eller ny lagstiftning eller direktiv antas efter att Programvaran har gjorts tillgänglig, vilket hindrar SmartDok från att uppfylla skyldigheterna enligt Användningsvillkoren, helt eller delvis, tillfälligt eller på obestämd tid, ska detta betraktas som en force majeure-händelse. Om en underleverantör höjer sina avgifter extraordinärt gentemot SmartDok helt eller delvis på grund av en force majeure-händelse, eller om SmartDok på grund av en force majeure-händelse måste byta till en underleverantör med högre avgifter för att upprätthålla leveransen av Programvaran, förbehåller sig SmartDok rätten att justera sina Avgifter gentemot Kunden i enlighet med detta och med meddelande enligt 1.2.4.

4.4.5 Kunden är införstådd med att internet är ett öppet system och att SmartDok inte säkerställer eller garanterar att tredje part inte får avlyssna eller ändra Data. SmartDok ansvarar inte för sådant missbruk, avslöjande eller förlust.

4.5 Skadeersättning

4.5.1 SmartDok åtar sig att på egen bekostnad hålla Kunden skadelös för skada till följd av ett anspråk från tredje part om att deras användning av Programvaran enligt Användningsvillkoren gör intrång i tredje parts Immateriella Rättigheter, om anspråket har slutligt avgjorts till förmån för tredje part av behörig domstol eller i en förlikning som godkänts av SmartDok.

4.5.2 SmartDoks skyldighet att hålla Kunden skadelös enligt punkt 4.5.1 gäller endast om: (i) Kunden meddelar SmartDok omedelbart efter att ha fått kännedom om kravet; (ii) Kunden ger SmartDok full kontroll över förhandlingar, juridiska processer och förlikning, om tillämpligt; (iii) Kunden samarbetar med SmartDok i enlighet med SmartDoks rimliga instruktioner; (iv) anspråket inte är relaterat till, eller orsakat av, Kundens brott mot Användningsvillkoren eller SmartDoks instruktioner för att förhindra eller mildra det potentiella eller faktiska intrånget i immateriella rättigheter; och (v) anspråket inte är relaterat till, eller orsakat av, användning, modifiering, integration eller anpassning som inte utförts, eller skriftligen godkänts, av SmartDok.

4.5.3 När SmartDok får kännedom om ett potentiellt eller faktiskt intrång i Immateriella Rättigheter kan SmartDok efter eget gottfinnande: (i) modifiera Programvaran så att den inte står i konflikt; (ii) ersätta Programvaran eller del därav med en funktionellt likvärdig Programvara; (iii) erhålla en licens för Kundens fortsatta användning av Programvaran; eller (iv) återkalla Kundens Begränsade Licens att nyttja programvaran mot återbetalning av Avgifter som betalats i förskott för den del av Prenumerationsperioden som går bortom uppsägningsdatumet. De påföljder som anges i denna punkt 4.5 är kundens enda möjliga påföljder med avseende på anspråk avseende intrång i Immateriella Rättigheter från tredje part.

4.5.4 Kunden ska på egen bekostnad försvara SmartDok mot krav eller rättstvister där en tredje part hävdar att Data eller användning av Data, eller Kundens användning av Programvaran i strid mot Licensavtalet: (i) står i konflikt med eller gör intrång i en tredje parts Immateriella Rättigheter eller andra rättigheter; eller (ii) bryter mot tillämplig lag. SmartDok ska utan oskäligt dröjsmål underrätta Kunden om sådana krav. Kunden ska ersätta SmartDok för skadestånd som utdömts enligt en stadfäst förlikning eller domstolsavgörande, inklusive advokatkostnader, förutsatt att SmartDok skäligen samarbetar på Kundens bekostnad och ger Kunden kontroll över den rättsliga processen och förlikningen.

4.6 Uppsägning

4.6.1 Kunden och SmartDok kan säga upp enskild Programvara för enkelhetens skull skriftligen i enlighet med de villkor som anges i Orderbekräftelsen. Villkoren kan variera från Programvara till Programvara. Om inte annat skriftligen överenskommits mellan Parterna, inklusive i Orderbekräftelsen, kan Parterna säga upp Licensavtalet för enkelhetens skull skriftligen med tre månaders uppsägningstid, med verkan från och med den sista dagen i den tredje månaden.

För att säkerställa korrekt hantering av uppsägningar och verifiering av avtalsförhållandet ber vi Kunden att skriftligen säga upp Programvaran genom Smartdoks officiella uppsägningsformulär, tillgängligt på följande länk:

https://share.hsforms.com/2mUI-WWGOQf2QCRRKgtPq7g1bnep

Inskickat formulär anses utgöra skriftlig uppsägning i enlighet med dessa Användningsvillkor.

4.6.2 SmartDok har alltid rätt att säga upp Licensavtalet med omedelbar verkan om (i) Kunden eller dess ledning har dömts eller misstänks bryta mot lokala lagar; eller (ii) Kunden eller dess ledning är eller blir föremål för, eller verkar i ett land som är eller blir föremål för, de sanktioner som EU eller FN från tid till annan inför.

4.6.3 Om ett brott mot Kundens skyldigheter enligt Licensavtalet bekräftas eller misstänks på rimliga grunder, eller om Kunden genomför en konkursansökan, eller överlåter en väsentlig del av sina tillgångar till förmån för borgenärer eller om Kunden förbinder sig eller hotar SmartDok att vidta olagliga eller kränkande åtgärder, kan SmartDok stänga av Kundens åtkomst eller begränsa den till skrivskyddad, tills ärendet är löst. SmartDok meddelar i förväg och Kunden har rimlig tid på sig att svara innan åtkomsten begränsas, och förbehåller sig rätten att avsluta de Begränsade Licenserna och Licensavtalet om Kunden inte åtgärdar eller korrigerar sina åtgärder. SmartDok kan efter eget gottfinnande säga upp de Begränsade Licenserna med omedelbar verkan om Kunden väsentligt bryter mot Licensavtalet .

4.6.4 Vid uppsägning, eller när Kunden skriftligen meddelar SmartDok att upphöra med den relevanta Behandlingen av Personuppgifter, kommer SmartDok att inom skälig tid radera Personuppgifterna från sina system, såvida inte tvingande lagbestämmelser eller domstolsbeslut kräver något annat. Vid sådana fall då SmartDok enligt lag inte får radera Personuppgifter fortsätter SmartDok att upprätthålla säkerheten för Personuppgifterna enligt vad som anges i Användningsvillkoren. Tiden för att radera Personuppgifterna varierar från Programvara till Programvara. Efter radering av Personuppgifterna har SmartDok inga ytterligare skyldigheter gentemot Kunden avseende Kunddata.

4.6.5 Kunden kan begära att Personuppgifter returneras inom 30 dagar efter uppsägningen, eller så kan uppgifterna raderas oåterkalleligt. Retur av Personuppgifter kommer att ske i ett format, en tid och genom en leveransmetod som bestäms av SmartDok och kan variera från Programvara till Programvara. SmartDok förbehåller sig rätten att debitera sina, vid den aktuella tidpunkten gällande, standardavgifter för sådana returer.

4.6.6 Omedelbart efter uppsägning av Licensavtalet, oavsett anledning, återkallas den/de Begränsad(e) Licensen(erna) som beviljats Kunden automatiskt och Kunden förbinder sig att upphöra med att använda Programvaran.

4.7 Tillämplig lag och tvistlösning

4.7.1 Kunden ingår avtal med det SmartDok-företag från vilken nyttjanderätten till Programvaran beställdes, vilket framgår av Orderbekräftelsen och fakturan.

4.7.2 Licensavtalet regleras av och ska tolkas i enlighet med den nationella lag i det land där SmartDok har sitt huvudkontor, med exkluderande av lagvalsregler. En tvist i samband med eller till följd av Licensavtalet eller användningen av Programvaran ska försöka lösas genom vänskapliga förhandlingar, och Kunden samtycker till att delta i sådana, inklusive via e-post och muntliga möten/telefonsamtal på SmartDoks begäran. Om förhandlingar i godo inte leder till en ömsesidigt godtagbar lösning är Parterna överens om att hänskjuta tvisten till allmän domstol i det land, och region, där SmartDok har sitt huvudkontor, som exklusivt forum. SmartDok har rätt att besluta att förhandlingarna ska hållas på engelska, i den mån det är möjligt.

4.7.3 Parterna är överens om att inte väcka talan som härrör från Licensavtalet när mer än ett år har gått efter dess uppsägning.

4.7.4 I tveksamma fall av tolkning mellan Användningsvillkoren på engelska och något annat språk ska norska ha företräde.

DATA ACT Addendum

1. Background and purpose

This “Addendum” is entered into between Customer and Supplier, also collectively referred to as the “Parties”, and individually as a “Party”. The Addendum supplements the Terms and Conditions, as updated from time to time (the “Agreement”).

The Addendum is intended to implement the contractual obligations arising under the Data Act, with particular emphasis on the requirements set forth in article 25 of the Data Act, which states the rights of the customer and the obligations of the provider of data processing services in relation to switching between providers of such services or, where applicable, to an on-premises ICT infrastructure, shall be clearly set out in a written contract.

2. Structure

The Addendum consists of this cover page and the general terms set out below.

3. Effective date of the Addendum

The Addendum comes into effect 30 days after Customer has received notification from Supplier about the Addendum as an addition to the Agreement, provided the Customer has not objected to this. If Customer objects to the Addendum entering into effect, the Parties shall in good faith seek to eliminate the grounds for the objection in order for the Addendum to come into effect.

General Terms

1. General

1.1 This Addendum constitutes an integral part of the Agreement. Unless otherwise expressly stated in this Addendum, the Agreement remains unchanged. The Parties agree that the Supplier will not be subjected to obligations more burdensome than those reasonably inferred from the Data Act. Accordingly, the Addendum is not to be interpreted to impose requirements on the Supplier that deviate from the reasonable interpretation of the Data Act.

1.2 In case of any inconsistency or conflict between this Addendum and the Agreement, this Addendum prevails, unless expressly stated otherwise.

1.3 Capitalised terms used in this Addendum have the meanings given to them in the definition section below or as otherwise set out in the Addendum.

2. Definitions

2.1 Capitalised terms used in this Addendum have the meanings given to them below or as otherwise set out in the Addendum:

“(the) Data Act” means Regulation EU) 2023/2854 of the European Parliament and of the Council of 13 December 2023 on harmonised rules on fair access to and use of data and amending Regulation (EU) 2017/2394 and Directive (EU) 2020/1828. The Data Act is to be interpreted and supplemented by the regulatory and implementing technical standards that have been formally adopted by the European Commission.

“Services” means the services provided by the Supplier under the Agreement.

2.2 Terms not defined in this Addendum will have the meanings given to them in the Data Act.

3. Switching of supplier

3.1 Supplier provides Customer with all the necessary information on available procedures for switching and transferring data and digital assets in Annex A.

3.2 Subject to a notice period of two (2) months, the Customer is entitled to (i) switch to another data processing service offered by a different supplier than Supplier, in which case the Customer shall provide the necessary details of that provider, (ii) switch to an on-premises ICT infrastructure, or (iii) have its exportable data and digital assets erased.

3.3 Supplier shall accommodate Customer’s aforementioned request without undue delay and in any event within a transitional period of thirty (30) calendar days, to be initiated after the notice period of two (2) months. If the Customer wishes to switch only specific Services, data or digital assets, this must be clearly specified in the notice. The Agreement shall remain applicable during the transitional period.

3.4 If Supplier cannot respect the transitional period of thirty (30) calendar days referred to in the preceding paragraph because this is not technically feasible, Supplier shall notify Customer within fourteen (14) working days after the request, and shall justify the technical unfeasibility and indicate an alternative transitional period, which shall not exceed seven (7) months.

3.5 Customer may, by notifying Supplier before or within five (5) days after the end of the notice period, extend the aforementioned transitional period once for a period that the Customer considers more appropriate for its own purposes.

3.6 During the transitional period, Supplier shall make sure to:

(a) provide reasonable assistance to the Customer and third parties authorised by the Customer in the switching process;

(b) act with due care to maintain business continuity, and continue the provision of the Services;

(c) provide clear information concerning known risks to continuity in the provision of the data processing services on the part of the Supplier;

(d) ensure that, in accordance with all applicable laws, a high level of security is maintained throughout the switching process, in particular the security of the data during their transfer and the continued security of the data during a retrieval period of 30 (thirty) calendar days, starting after the end of the transitional period specified in section 3.3 of this Addendum.

3.7 Supplier shall support Customer’s exit strategy relevant to the Services, including by providing all relevant information. Customer undertakes to take all reasonable measures to achieve effective switching. Customer is responsible for the import and implementation of data and digital assets in its own systems or in the systems of the destination provider. Furthermore, Customer is responsible for providing Supplier with all the necessary information to enable Supplier to fulfill its aforementioned obligations.

3.8 The Supplier guarantees full erasure of all exportable data and digital assets generated directly by the customer, or relating to the customer directly, six (6) months after the retrieval period mentioned in section 3.6 (d), unless retention of the exportable data and digital assets is required by applicable law, regulation and/or regulatory body, provided the switching process has been completed successfully.

3.9 The following table contains exhaustive lists of (A) all categories of exportable data and digital assets that can be transferred during the switching process in accordance with this Addendum and (B) all categories of data specific to the functioning of the Services that are exempted from the previous list:

Exhaustive list A	Exhaustive list B
Project-related data	Internal system logs and monitoring data
Employee and user data. (e.g., Employee information, Competences)	Backend architectural tables and database schema information
Time registrations.	Security and access control data not owned by the customer
Documents and invoice data. (e.g., Deviations, HSE reports/forms, Basis for invoicing)	Proprietary system configurations, algorithms, and templates
Equipment and resource data. (e.g., Machines, Tools)	Metadata relating to other customers in a multi-tenant environment.
Reports and consumption data. (e.g., Fuel consumption, Route list)
Log data related to customer actions. (e.g., Tool log)

4. Switching Charges

4.1 If Customer requests Supplier to switch in accordance with section 3 of this Addendum, Supplier will only be entitled to charge Customer for the switching process if the request is made before 12 January 2027. These charges shall not exceed the costs incurred by Supplier that are directly related to the switching process.

4.2 Customer confirms that, before entering into the Addendum, it has been informed clearly by Supplier on the standard service fees and the early termination penalties that might be imposed (section 5.2 below), as well as on the switching charges that might be imposed.

5. Termination

5.1 The Agreement shall be considered terminated and the Customer shall be notified of this termination (i) upon the successful completion of the retrieval period, or (ii) at the end of the notice period mentioned under section 3.3 of this Addendum, where Customer does not wish to switch, but to erase its exportable data and digital assets upon termination of the Agreement.

5.2 If the Agreement specifies a minimum contract term or fixed duration, and termination resulting from the Customer’s exercise of switching rights under the Data Act occurs prior to the expiry of such term, such early termination shall (i) proceed as outlined in the Data Act and/or this Addendum, and (ii) cause the Customer to owe to the Supplier all amounts that would have been payable under the Agreement had the specified minimum contract term or fixed duration been completed.

5.3 For the avoidance of doubt, all amounts payable as described under section 5.2 above are distinct from, and shall not include, switching charges as defined or regulated under section 5 of this Addendum and/or the Data Act.

6. Miscellaneous

6.1 Severability
If any term or provision of the Addendum is held by a competent court or authority to be void, illegal, or unenforceable, the validity or enforceability of the remainder of the Addendum will not be affected unless such enforcement would be clearly unreasonable. The Parties commit to negotiate in good faith with the aim of replacing any terms deemed void, illegal, or unenforceable with a legal, valid, and enforceable provision that, seen in the context of this Addendum as a whole, achieves as closely as possible the intention of the Parties under this Addendum.

6.2 Amendments

Supplier reserves the right to amend this Addendum, in accordance with the Data Act, to reflect changes in regulatory guidance and interpretations. Supplier will notify the Customer as soon as possible (and in any case no later than 30 days) before any such amendments will take effect. Amendments are considered accepted if Customer has not explicitly rejected such amendment in writing in a substantiated manner within 30 days of Supplier’s notification. In case Customer rejects any such amendment, Parties will discuss and aim to settle the matter at hand in good faith. Any other amendments must be made in writing and will be subject to the explicit prior mutual consent.

ANNEX A

Available switching and transfer procedures. To initiate a data transfer, the Customer must submit a written request to SmartDok support. This request must be sent by an individual within the Customer’s company who is authorized to do so. Upon receiving the written request, SmartDok will contact the designated individual to coordinate and commence the data transfer process to meet the Customer’s needs. The Customer is responsible for providing the Supplier with all necessary information to enable the Supplier to fulfill its obligations.

Supported data formats and interoperability standards. Data will be made available in common, widely-supported formats such as .csv, .xlsx, .pdf, or .json. The specific format is selected based on the data type to ensure that its structure and integrity are maintained.

Known restrictions and technical limitations: The data export process is designed to handle all exportable data categories. While the transfer of very large datasets may require a longer processing time, it will be completed within the agreed-upon transitional period. The Customer is responsible for importing and implementing the data and digital assets into their own systems or those of a destination provider.

The Supplier applies technical and organizational measures to prevent unlawful access to Customer data by non-EU/EEA authorities or international organizations.

In particular:

Data residency: Customer data is stored within the EU/EEA, unless otherwise explicitly agreed.
Access control: Access to Customer data is strictly limited to authorized personnel with a business need, and access is continuously monitored.
Government access requests: If the Supplier receives a legally binding request for access from a public authority outside the EU/EEA, the Supplier will:
- challenge the request if there are legal grounds,
- notify the Customer (unless legally prohibited),
- and only disclose the minimum amount of data necessary to comply with the request.
Subprocessors: The Supplier carefully vets all subprocessors and ensures contractual commitments to EU data protection standards, including safeguards against unlawful international transfers.
Security measures: Encryption, logging, and monitoring are applied to ensure confidentiality, integrity, and availability of Customer data throughout its lifecycle.

For further details, the Supplier maintains an up-to-date overview of these safeguards at: https://www.visma.com/trust-centre

Utgående avtal

SmartDok Terms of Service

Version 1.1.2

Order

The Customer orders the Software from SmartDok through an Order, either directly by phone, email, webpages, in-product web shops, or through a Partner with their procedures for providing Client access to the Software.

The TOS are standard terms that govern the use of the Software. By: (i) placing an Order, (ii) signing the Order or the TOS, or (iii) clicking or marking “I accept”, or (iiii) accessing and using the software, the Customer understands and accepts that the Customer enters into a legally binding Agreement (as defined below) with SmartDok. Only individuals with administrative, purchasing and representation rights for their company may do so. For Trial Customers, special procedures in 2.3 apply.

The following information may appear in the Order Confirmation and invoice, depending on Software:

The name of the SmartDok Company the Customer is contracting with.

Software, Users and Modules the Customer has Ordered.

Fees for the Software Ordered.

Termination terms for a subscription or the customer relationship.

Any additional terms and services as agreed between the Parties.

Other services from SmartDok or a Partner, such as training, implementation or customisation, are not covered by the Agreement.

SmartDok may change the Agreement by notifying the Customer in accordance with 1.3.1 and 1.3.2, as applicable. The changes become effective as of the date set out in the relevant notice. The Customer’s continued use of the Software after the changes have become effective constitutes the Customer’s acceptance of the changes. If the Customer objects to any changes to the Agreement, the Customer may terminate the Agreement in accordance with section 4.6.1.

Fees
The Customer agrees to timely pay SmartDok the Fees in accordance with the Order Confirmation.

Unless otherwise agreed in writing (e.g., in sections 1.4.4 and 1.4.5), all Fees are due on the date set out in the relevant invoice and non-refundable, with no refund for unused transactions, Users, Software or remaining days in a Subscription Period. That is unless the Software availability has been significantly reduced for reasons solely attributable to SmartDok. SmartDok may at its discretion and as the sole remedy, offer a reasonable refund for Fees accrued during such period of reduced availability.

Fees are exclusive of all taxes, levies and duties. Unless agreed otherwise, SmartDok will add the applicable value added tax (VAT) to the invoice.

SmartDok reserves the right to change the Fees and/or the Fee model, on three months’ notice in accordance with section 1.3.1 up to two times per year for any individual Software, and on one month notice if a subcontractor increases its prices towards SmartDok. Further, SmartDok reserves the right to apply general annual price- and cost index increases without notice effective from January 1st.

In the event of the Customer’s non-payment or late payment of the Fees, SmartDok reserves the right to suspend the Customer’s access to the Software or restrict the access to read-only, and charge penalty interest as permitted by law, with unpaid invoices sent to collection. If not resolved within a reasonable time, SmartDok reserves the right to terminate the Customer’s right of use to the Software c.f. 4.6.

Notifications
Information about new features, price changes or planned maintenance, will be delivered inside the Software, on the Software’s webpages, online community or by email.

Notifications regarding Order Confirmations, contract changes (other than changes mentioned in section 1.3.1), information of particular importance, security or privacy, will be sent to the Customer’s contact email.

The Customer is responsible for providing at all times up to date contact information, including a primary contact email.

All notices are deemed notified and effective immediately when sent or posted by SmartDok.

The Software
The Customer purchases a right to use, and is granted access to as set forth in this TOS, the Software as it is made available online by SmartDok.

SmartDok provides operational support free of charge for login- or account issues or functional issues in the Software. Additional support, such as user training, consulting or implementation may be purchased separately from SmartDok or a Partner.

The Software is provided “as is” as standard software, without any expressed or implied representations or warranties of any kind. The Customer may access and use online Software as it is provided at any given time, such Software is not contingent on a particular version nor publications or materials. When Software is installed on the Customer’s phone, the Customer is responsible for using a supported version.

SmartDok reserves the right to make improvements, add, change or remove functionality, or correct issues or omissions in the Software at its sole discretion without any obligation or liability accruing therefrom. In the event a modification disables functionality that forms a material part of the Software permanently or for more than two months, the Customer may terminate the subscription only for the affected Software, and request a pro-rated refund for any remaining Fees paid in advance for the affected Software.

SmartDok has the right to discontinue any Software or its availability in a particular market on twelve months prior notice, unless the discontinued service is caused by force majeure circumstances outlined in section 4.4, where shorter notice periods may apply. The Customer is entitled to request a pro-rated refund for any Fees paid in advance for the period following the discontinuation. The Customer must cease using the Software after notified discontinuation and is not entitled to make any further claims against SmartDok.

Right of use

Customer
Subject to the Customer’s compliance with the Agreement, SmartDok grants the Customer, and its Affiliates (if Affiliates are included in the Order Confirmation), a Limited License to access and Use the Software, solely for Internal Business Operations.

The Customer is responsible for the legality of User actions and administration, integrations by third parties and for the Customer Data. The Customer must not, and undertakes to ensure that Users, and any other third parties the Customer is responsible for, do not transfer harmful code, unlawful data or viruses to or with the Software, or use the Software in or for any unlawful manner or purpose or in breach of the Agreement.

User accounts are for single named individuals and may only be assigned to third parties performing normal usage of the Software on behalf of the Customer, such as accountants, auditors, and consultants.

The Customer will not share usernames and passwords to user accounts to any third party without SmartDok’s written consent.

For avoidance of doubt, the Customer, its Affiliates, or any other third parties the Customer is responsible for, may not assign or transfer the Limited License to the Software to any entity in whole or in part, including in connection with mergers, demergers or bankruptcy or to the Customer’s stakeholders, without prior written authorisation from SmartDok.

API and Development Accounts
Subject to the Customer’s compliance with the TOS, the Customer is granted a Limited License to Use the SmartDok API to integrate non-SmartDok software applications with the Software (Integrated Application).

Using SmartDok API as a Customer, developer or ISV, establishing Development Accounts and being granted access to Development Environments is subject to actively accepting additional terms and Partner Agreements available, and periodically updated, at https://api.smartdok.no/swagger/ui/index and similar web pages outlined by SmartDok to the Customer. The API, the Development Environments, their documentation and Customer communities are fully owned by SmartDok, and all are provided “as is” without any warranties in regards to availability, uptime, quality or fitness for the Customer or developers needs or requirements, and the Customer is solely liable for any damage brought by using them. SmartDok may at its discretion and at any time with reasonable notice revoke and terminate the Limited License to Use the SmartDok API. Development Accounts or Developer Environments may further be closed, revoked, terminated or limited upon suspicion of over-use, misconduct, lack of security, a breach of terms, data processing laws or intellectual property laws, or unlawful Use. SmartDok reserves the right to charge additional Fees for any SmartDok API or Development Environment, current or future, including making the right of use or sale of Integrated Applications contingent upon payment of such Fees.

Trial Customer
The Customer is granted a Limited License to Use the Software registered for a trial account for a limited time, solely for the purpose of evaluating the Software’s suitability to the Customer’s Internal Business Operations and always in accordance with the TOS.

Unless otherwise agreed in writing, the trial period commences when SmartDok issues the Order Confirmation and continues for the period agreed in writing in connection with the trial registration. If the Parties have not agreed on a trial period in connection with the trial registration, SmartDok is entitled to terminate the trial period and revoke the Limited License three weeks after the Order Confirmation was issued.

Without prejudice to section 3, Customer Data processed during the trial will be deleted after the trial period, unless it is stated in the registration process that the Customer Data can be transferred to an ordinary paid and purchased customer account.

Use of data

When using the Software, the Customer, Users, Clients, and other third parties using the Software on behalf of the Customer, including Affiliates, if applicable, will add Customer Data to the Software and generate Usage Data, collectively referred to as Data. Data may contain both Personal Data and non-Personal Data. For more information regarding how SmartDok Processes Personal Data, see Data Processing Agreement.

Data consists of:
Technical information and traffic data (Usage Data), such as the type of operating system, browser type, device, browser language and IP address;

Customer- or user- generated data (Usage Data), such as page views, clicks, inactivity, session durations, number of sent invoices, expenses filed, accounting years created, password resets, context and content of support tickets, chat boxes, security logs and similar; and

Production data (Customer Data), such as images, files, invoices or any data included in the Software by the Customer as part of using the Software.

The Customer hereby grants SmartDok and its Affiliates a non-exclusive and transferable right to access and use the Data for the following purposes:

Software and user experience improvement, typically by aggregating and analysing usage patterns and indicated needs brought by the Users, Customers and Clients, enabling individual or customised user experiences by, for instance, offering to enable relevant additional modules or services tied to the Software based on user patterns, suggest more efficient ways of making use of the Software by analysing the usage of the Software, or otherwise enhance the Software and features thereto.

Marketing and displaying relevant information, for example for complimentary or value-adding Software or new features, seek to avoid providing marketing for Software the Customer has already subscribed to and providing relevant market updates or information within the Software to educate Customers and Users.

Security and related purposes, for example by analysing session and login data, incident records and similar in order to prevent, investigate and document security issues and incidents and improve the security of the Software.

Statistics and research, typically by analysing the amount and trend of invoices, payments or expenses etc. going through our systems, including the Software, using such aggregated and anonymous statistics in general marketing and reporting, and as part of developing value-adding Software such as additional modules, features or services tied to the Software.

Compliance. SmartDok may use Data for compliance purposes, for example by logging when a Customer accepts the TOS, or as part of operating the SmartDok security program.

Contractual obligations. SmartDok may use the Data for the purpose of fulfilling its contractual obligations towards the Customer.

SmartDok may also use relevant information from public or commercially available sources and registers, and combine such information with Data as outlined above.

To the extent the Data contains Personal Data, SmartDok undertakes to process such Personal Data in accordance with the Data Processing Agreement, if SmartDok is the Processor with respect to the relevant Personal Data. To the extent Personal Data is part of such Data processing, it shall primarily be anonymized, because identifying named individual users is seldom of any relevance for these purposes. If anonymization is not possible, due to technical or practical reasons, SmartDok shall take alternative compensating measures to enhance protection, taking into account the requirements brought by the Data Processing Agreement.

SmartDok may share Data with its Affiliates, vendors and Partners in order to deliver the Software and fulfil the purposes outlined in section 3.3, including offering additional modules, services and add-ons, service improvements and comply with the rights and obligations according to the TOS. The Data may be shared with third parties as a part of a commercial cooperation tied to the Software, typically to develop and offer additional modules or add-ons to the Software.

SmartDok will only share Data with public authorities or other third parties in the following situations:

to comply with law or regulation, or to respond to a legally binding request such as a court order or warrant;

to deliver the Software according to this TOS;

to investigate or prevent security threats or fraud; or

a reorganisation, merger, sale or purchase of SmartDok in part or whole, where Confidential Information may be disclosed to other companies in the SmartDok Group, or to prospective purchasers and trusted advisors, that observe the obligations set forth herein by entering into a confidentiality agreement.

SmartDok will promptly notify the Customer of requests from governmental authorities regarding disclosure of Data, unless such notification is legally prohibited or if such notification is taken care of by the governmental authorities themselves.

SmartDok is entitled to compile, collect, copy, modify, publish, assign, combine with other data, and otherwise use anonymous and aggregate data generated from or based on Data both during and after the termination of the agreement between the Customer.

Miscellaneous

Confidentiality
Each Party may disclose or obtain information from the other Party that should reasonably be understood to be proprietary, confidential or competitively sensitive (“Confidential Information”). The Parties shall hold Confidential Information in confidence and take reasonable measures to protect the other Party’s Confidential Information, and not disclose it to third parties unless authorised by the other Party to do so, or if required under mandatory provisions of law or regulations or pursuant to court orders.

Confidential Information does not include a) information the recipient can demonstrate was in the recipient’s possession or knowledge prior to entering into the TOS; b) is or becomes publicly available through no fault of the recipient; c) is received by the recipient from a third party without a duty of confidentiality; or d) is independently developed by the recipient.

SmartDok may disclose Confidential Information to Affiliates, Partners, subprocessors, or subcontractors to the extent necessary to provide the Software according to the TOS. The Confidential Information may also be shared for the purposes mentioned in section 3.6.

The confidentiality obligations set out in this section 4.1 lapse three years after the expiry of the Agreement, unless otherwise is stipulated by law or regulations.

Intellectual Property Rights
SmartDok, or its licensors where applicable, is the owner of, and retains ownership to, the Software and all related Intellectual Property Rights in and to the Software and any other services provided under the TOS, including any IPR arising out of SmartDok’s processing of Data. With the sole exception of the Limited License(s) explicitly granted to the Customer under the Agreement, nothing in the Agreement constitutes a transfer of, or license to, any IPR from SmartDok or its licensors to the Customer.

Where IPR from a third party is part of the Software provision (“Third Party Components”), such Third Party Components are also subject to the TOS, unless separate terms are supplied, in which case the licensing terms for the Third Party Component shall prevail. If the Third Party Component is open source, then under no circumstance shall the Software, except for the Third Party Component, be deemed to be open source or publicly available software.

To the extent SmartDok not already has the exclusive ownership thereto, the Customer hereby irrevocably and perpetually assigns to SmartDok the worldwide, fully-paid-up, and royalty-free ownership of: (i) anonymised and aggregated Data; and (ii) all rights, titles, and interests, including Intellectual Property Rights, in and to, any application programming interfaces accommodating the integration of the Software with other platforms or software, and other developments designed to facilitate the interaction between the two, if not solely developed and implemented by the Customer. The preceding includes the right to use, modify, and further assign such rights, titles, interests, content, and information.

In the event of infringement of IPR, SmartDok or its licensors may take all reasonable steps to protect its interests as available by law.

The Customer, or its Clients as applicable, is the owner of the Customer Data and IPR in and to the Customer Data.

Warranty
SmartDok shall use commercially reasonable efforts to ensure that the Software will perform substantially as described in the Software Documentation during the Subscription Period, provided it is properly configured (including the Customer’s choice of browser) and updated to a supported version. Supported versions may differ and are available from the Software Documentation. The Customer agrees that the Software and delivery will not be completely error free and that Software improvement is a continuous process.

SmartDok does not warrant that the Software will meet the Customer’s requirements, operate correctly with the Customer’s choice of equipment, systems or settings, setup, configuration, modifications, plugins or integrations not performed or controlled by SmartDok, or if delivered over the internet, be uninterrupted. SmartDok is not responsible for the internet, internet service providers nor the Customer’s internet connection.

If the Software does not function in accordance with the limited warranty specified in this section 4.3, SmartDok shall correct confirmed errors or defects in the Software at its own expense. “Confirmed errors or defects” means errors or defects that are reproducible by SmartDok and/ or confirmed through SmartDok’s support channels, and which occur during the Subscription Period. SmartDok may choose to replace the Software or functionality instead of performing a correction.

If the confirmed error or defect is of a material nature, meaning that the Customer’s ability to use the Software is significantly reduced, and SmartDok does not correct confirmed errors or defects or replace the Software within a reasonable period of time, c.f. 4.3.3, the Customer may terminate the Limited License for the affected Software. In such a case, the Customer has the right to a pro-rated refund for any Fees for the remaining Subscription Period for the affected Software, starting from the month following verification by SmartDok of the errors or defects.

Except as expressly set forth herein, the Customer shall not be entitled to make any claims against SmartDok.

Links to websites not controlled by SmartDok that appear in the Software, associated webpages or documentation are provided for convenience only. SmartDok is not responsible for such websites.

Liability
SmartDok is not responsible or liable for the Customer Data, including its content, ownership and legitimacy, nor for Use or other activities performed upon the Customer Data by the Customer.

SmartDok’s liability is limited to direct damages. SmartDok shall not be liable for any indirect, incidental, consequential, punitive or special losses or damages, including but not limited to any loss of profit, loss of revenue, loss of business, loss of Data, lost savings, claims from third parties, loss of goodwill etc.

Total accumulated liability for SmartDok during the Subscription Period shall in total not exceed an amount equalling 12 months’ Fees for the affected Software immediately preceding the event giving rise to liability.

Neither Party shall be liable for delay or failure in performance arising out of force majeure, including earthquake, riot, labour dispute, pandemics, swift or new temporary legislation pertaining to the internet, governmental or EU sanctions and other events similarly outside the control of the Parties. Cyber attacks that SmartDok has not been able to prevent by reasonable measures are regarded as a force majeure event. In the event of legislation, directives or regulations being changed swiftly, or new legislation or directives being passed after the Software have been made available, preventing SmartDok from fulfilling obligations under the TOS, in whole or in part, temporarily or indefinitely, this shall be considered a force majeure event. If a subcontractor extraordinarily increases its fees towards SmartDok partially or fully due to a force majeure event, or if SmartDok due to a force majeure event is required to switch to a subcontractor with increased fees to sustain Software delivery, SmartDok reserves the right to adjust its Fees towards the Customer accordingly and with notice as specified in 1.2.4.

The Customer acknowledges that the internet is an open system and that SmartDok does not warrant or guarantee that third parties may not intercept or modify the Data. SmartDok is not liable for such misuse, disclosure or loss.

Indemnification
SmartDok undertakes, at its own expense, to indemnify the Customer against damages resulting from a third-party claim against the Customer asserting that the Software provided to the Customer under the Agreement, or Use thereof, infringes the third party’s IPR, if the claim has been finally settled in favour of the third party by a competent court or in a settlement approved by SmartDok.

SmartDok’s obligation to indemnify the Customer pursuant to section 4.5.1 only applies if: (i) the Customer notifies SmartDok immediately upon becoming aware of the claim; (ii) the Customer gives SmartDok full control of the negotiations, legal processes, and settlement, if applicable; (iii) the Customer cooperates with SmartDok in accordance with SmartDok’s reasonable instructions; (iv) the claim is not related to, or caused by, the Customer’s breach of the TOS or SmartDok’s instructions for preventing or mitigating the potential or actual IPR infringement; and (v) the claim is not related to, or caused by, use, modification, integration, or customisation not carried out, or approved in writing, by SmartDok.

Upon becoming aware of a potential or actual IPR infringement, SmartDok may at its discretion: (i) modify the Software so that it is not in conflict; (ii) replace the Software, or parts thereof, with a functionally equivalent software, (iii) obtain a license for the Customer’s continued use of the Software; or (iv) revoke the Customer’s Limited License to Use the Software against a refund of Fees paid in advance for the part of the Subscription Period exceeding the termination date. The remedies set out in this section 4.5 are the Customer’s sole remedies with respect to third-party IPR infringement claims.

The Customer shall, at its own expense, defend SmartDok against claims or litigation where a third party claims that the Data, or use thereof, or the Customer’s use of the Software in violation with the Agreement: (i) is in conflict with or infringes the third party’s IPR or other rights; or (ii) is in breach of applicable law. SmartDok shall without undue delay notify the Customer of such claims. The Customer shall indemnify SmartDok for damages imposed under a court-approved settlement or court ruling, including lawyer fees, provided that SmartDok reasonably cooperates at the Customer’s expense and gives the Customer control of the legal process and settlement.

Termination
The Customer and SmartDok may terminate individual Software for convenience, in writing, according to the terms specified in the Order Confirmation. Terms may vary from Software to Software. Unless otherwise agreed in writing between the Parties, including in the Order Confirmation, the Parties may terminate the Agreement for convenience upon one months’ prior written notice.

SmartDok shall always have the right to terminate the Agreement with immediate effect if (i) the Customer or its management has been sentenced or suspected to violate the local laws or (ii) the Customer or its management is or becomes subject to, or operates in a country that is or becomes subject to, the sanctions imposed by the EU or United Nations from time to time.

If a breach of the Customer’s obligations under the Agreement is confirmed or suspected on reasonable grounds, or if the Customer files for a petition in bankruptcy or insolvency or assigns a substantial portion of its assets to the benefit of creditors, or the Customer commits or threatens SmartDok to make unlawful or offensive actions, SmartDok may suspend the Customer’s access or restrict it to read-only, until the matter is resolved. SmartDok gives prior notification and the Customer reasonable time to respond before restricting access, and reserves the right to terminate the Limited License(s) granted herein and the Agreement if the Customer fails to remedy or correct its actions. SmartDok may at its discretion terminate the Limited License(s) granted herein with immediate effect if the Customer is in material breach of the Agreement.

Upon termination, or when the Customer instructs SmartDok in writing to cease the relevant Processing of Personal Data on behalf of the Customer, SmartDok will delete the Personal Data from its systems within reasonable time, unless mandatory provisions of law or court orders require otherwise. In the event SmartDok is legally required to not delete the Personal Data, SmartDok will continue to maintain the security of the Personal Data as set out in the TOS. The timeframe within which the Personal Data will be deleted varies from Software to Software. After deleting the Personal Data, SmartDok has no further obligations towards the Customer in regards to Personal Data processed on behalf of the Customer.

The Customer may request the return of Personal Data within 30 days following termination, or the data may be irrecoverably deleted. Return of Personal Data will be in a format, time and method of delivery determined by SmartDok, and may vary from Software to Software. SmartDok reserves the right to charge its, at the time, standard rates for such returns.

Immediately upon the termination of the Agreement, for whatever reason, the Limited License(s) granted to the Customer are revoked automatically, and the Customer undertakes to cease using the Software.

Governing law and dispute resolution
The Customer is contracting with the SmartDok Company from which the right of use for Software was ordered, as evident from the Order Confirmation and invoice.

The Agreement is governed by and must be construed in accordance with the laws of the country in which SmartDok has its head office, excluding any conflict of law provisions. A dispute in connection with, or arising out of, the Agreement, or the use of the Software, shall be attempted to be resolved through amicable negotiations, and the Customer agrees to take part in such, including on e-mail and verbal meetings/phone calls on SmartDok’s request. If amicable negotiations do not result in a mutually acceptable solution, the Parties agree to refer the dispute to the ordinary courts of the country, and region, in which SmartDok has its head office as the exclusive venue. SmartDok is entitled to decide that the proceedings shall be held in English or Norwegian, to the extent possible.

The Parties agree not to bring claims arising out of the Agreement when more than one year has passed after its termination.

In cases of doubt over interpretation between the TOS in English and any other language, English shall take precedence.

E-post om ändringen har skickats till kontaktpersonen 19.12.2025

Avtalsvillkor för SmartDok